邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。

网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上Smart Phone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。 我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这 个邮件系统命名为Email Zen（禅邮件），因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦？

要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：

1. 邮件实在是太多了，时间不够。
2. 邮件没有及时得到处理或无法处理。
3. 太过于频繁的提醒。

零邮件（Zero Email）

零邮件就是让收信箱里永远保持0邮件，自从我开始零邮件之后，我整个人轻松了、自在了，每次检查邮件的时候都特别的开心，以前的困扰也没了。0邮件符合GTD的概念，看过的邮件一定要定一个下一步行动，然后Archives。如果看过了，却不去制定下一步行动，依然把邮件留在收信箱里，那么收件箱就会堆积起来，使人觉得很有压力。这也是我们最常见的错误，以为读过了就行了。

减少邮件

1、减少邮件，首先看一下，哪些频繁收到的邮件订阅是不是真的需要，如果不是马上退订，比如一些邮件列表，SNS的提醒。

2、Archives&Search，使用Gmail的Archives功能，读过的邮件处理后，马上Archives，以后需要某个邮件用搜索就可以了，别花时间在分类上面（弥缝觉得还应该进行分类的）。

3、过滤(Filters)，我常常收到一些网络上的提示邮件，比如Twitter， facebook有人加我，或者我的银行账号里的钱已经到了最低的限度了，还有我会跟踪一些竞争对手的邮件列表。我通常会使用Filter，把邮件设置成 已读，Archives，然后存到某个分类里，如果我需要这些资料就很快能找到。

处理邮件流程

从第一个封邮件到最后一封，一封一封的处理，马上做决定，确定每封邮件都有一个next action。

1. 垃圾，或者没用的广告？加上Spam，删除。
2. 很长的一封重要的邮件，需要仔细阅读？ 把邮件放在一个“细读”分类，然后Archive，或马上打印然后在等车排队的时候阅读。我的做法是马上转发到我的Evernote账号，然后利用等车排队的时候仔细阅读。
3. 邮件内容产生了一个Action。马上在Todo list写下Action，然后Archive，以后处理任务的时候可以通过搜索找到邮件。
4. 如果能马上回复邮件，马上做，千万不要等。
5. 邮件产生了一个约会，马上在日历里写下来，然后Archive。
6. 如果不能马上回复，在Todo list写下，然后Archive，别把收信箱当作提醒。

定时处理邮件

我上面提到，我们常常过度检查邮件，有些人还有邮件过度检查症，过一会儿就检查一次，好像不检查就浑身不舒服。其实过度的检查会给我们带来很多困 扰，导致无法坚持手上的重要的事。最好的例子就是星期天，高高兴兴出去玩，老板却在邮件里留下了一件重要而难以完成的事，然后我们会一直惦记着这件事，导 致玩的心情都没了，最好的办法就是不要再周末检查邮件。

1. 定时处理，按照自己的工作和需要，设置一个固定的检查时间，可以是每天1次或者2次，我是每天早上10点左右定时检查邮件的。
2. 减少检查，其实很多事情并没有我们想象中的紧急，而且一些坏消息会把我们的心情完全吃掉，我觉得最好还是减少检查的次数，从1天2次到一天1次再多一个星期一次也不为过。
3. 分开收和发，我们常常犯的一个错误就是要写邮件的时候，进入邮件系统，然后看到一些邮件就跑过去看了，然后完 全忘记了写邮件的事，或者想到要写邮件的时候已经浪费了很多时间，最好的办法就是分来读与写的时间。我每天早上10点检查邮件，平常需要写邮件的时候，我 根本不进Gmail，而是用Gmail Compose，可以在不进入Gmail列表直接发送。
4. 千万别设置Notifications，把桌面，手机，浏览器的提醒全部关掉，以确保自己不会让邮件分心。
5. 周末或者旅行的时候别检查邮件，上面我提到了，一个美好的周末或者假期很可能被一封邮件给搞砸的，回来再处理也不迟。

要点

1. 保持收信箱零邮件。
2. Archives&Search，别做无谓的分类。
3. 尽量减少不必要的邮件。
4. 定时处理，减少检查次数，周末别检查。
5. 处理邮件时候，从第一封到最后一封，确保每个邮件都有一个next action。

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你可能每天都在用Gmail，但可能你每天使用的只是简单的收发邮件，或者内嵌的Gtalk聊天，再或者有时使用一下搜索功能。除了可以用插件实现一些原本没有的功能外，Gmail本身也有部分功能你可能没有发掘，或很少使用，不能说是Gmail的秘密，只能说是你可能不知道的关于Gmail的8件事。这些功能有的是有趣的，有的是很有用的。

1、Https加密方式登录

 

没错，Gmail是支持Https方式加密浏览的，在登录时使用https://mail.google.com进行登录或在登录后手动在地址栏的http后面加s亦可。

不管怎么说，使用https方式总让人更有安全感。当直接登录失败时，不妨加s重试（因为可能有时候由于某些“和谐”原因，所有含有google的url都被重置）。

2、Gmail支持Atom输出

Gmail是支持Feed输出的，输出的内容为邮件摘要。你可以使用订阅器对这个feed进行订阅，这样你就可以在阅读器里查看是否有新邮件了。

Gmail的Feed输出地址是https://帐号:密码@mail.google.com/mail/feed/atom

建议不要使用在线订阅器进行订阅，最好使用本地订阅器订阅（Google工具栏亦可），以防密码被盗。

3、Gmail搜索支持通用搜索符

Gmail是搜索除了能使用类似”in:inbox”的搜索范围语句之外，”+”（加号）,”-”（减号）,”|”（或号）,”"”"（引号），也是可以使用的，和普通的网页搜索基本一样。

4、将Gmail当作语音信箱

如果你同时是个Gtalk使用者，你可以在软件版Gtalk上和某个离线的联系人进行语音，你所说的内容会被保存在对方的Gmail里。

5、快捷键

可能Google Reader里快捷键使用的频率较高，Gmail里没有多少人使用快捷键。但事实上Gmail也是支持快捷键的，但先要到设置里启用。具体的快捷键列表可参看这里，和GR里一样，如果你忘记了某个快捷键可键入“？”（Ctrl+/）。

6、Gmail被盗申诉

QQ被盗后可以到腾讯申诉取回，同样Gmail也有相似的服务。当你发现Gmail或Google帐户被盗后，可以打开https://services.google.com/inquiry/gmail_security1，选择相应的项目后你会被要求提供关于你Gmail的信息，包括最常联系的人的邮箱、你所创建的标签名称、邀请人邮箱（如果你是被邀请注册的）、最后登录日期、Gmail申请日期等等。

所以平时注意记录下相关的信息，以免被盗时无计可施。

7、在邮箱名任意位置加点

以前我无意中很火星地发现了原来Gmail会将“.”忽略，也就是说，someone@gmail.com以及som..eo.n…..e@gmail.com是一样的邮箱，Gmail在处理时会将所有的点忽略。

8、邮箱末尾加“+任何内容”

和在任意位置加点有点相似，你可以在邮箱末尾加上一个加号，后面再加上一些字符，比如someone+tianya@gmail.com，Gmail同样会将邮件发到someone@gmail.com。

后面这两个功能有什么用呢？是便于搜索和创建过滤规则的。Gmail有一项非常优异的功能是创建高级过滤规则，除了可以从发件人地址进行过滤外，还可以从收件人地址进行过滤。

比如我在天涯论坛注册的邮箱是someone+tianya@gmail.com，那么我可以设置这样一个过滤规则：凡是收件人为someone+tianya@gmail.com的邮件都标记为“天涯”。这样所有来自天涯论坛的邮件都会自动加上“天涯”标签。

在搜索是也可以搜索收件人地址来找到所有来自“天涯论坛”的邮件。

是不是觉得Gmail越来越强大呢？

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刚才在twitter和饭否都有朋友问到，如何用任意邮箱A接收任意邮箱B的邮件。事实上现在大多数邮箱都支持从其它邮箱用POP3协议来接收邮件。但效果并不理想，原因只有一个：

垃圾邮件过滤不强大。

在我使用Gmail这两年多时间里，Gmail的垃圾邮件过滤几乎没让我失望过。所以我们可以用Gmail作为中介，实现另一种“用任意邮箱A接收任意邮箱B的邮件”。

作为这则技巧的附件，顺道带上两则Gmail的实用技巧。

 

(pic via)

一、用任意邮箱接收任意邮箱的邮件

前面说到，这样的方式其实是滞后和繁琐的，但如果你不希望受到垃圾邮件的骚扰，不妨一试。

原理很简单：先利用Gmail的POP3功能，从其它账户获取邮件，接着再设置一个过滤器，将这些邮件转发到目标邮箱。

具体操作步骤如下（假设我们想在邮箱A里接收邮箱B的邮件）：

1、在【设置】-【账户】-【从其他帐户获得邮件】里点击“添加您拥有的邮件帐户”

2、填入邮箱B的邮箱地址后，Gmail会要求你填入账户信息，一般情况下“POP服务器”和“端口”是无需修改的，除非出现错误。如果出现错误请查看邮箱B的帮助文档。

3、建议将前三个选勾都勾上。

4、在顶部点击“创建过滤器”，在收件人一栏填入邮箱B，点下一步。

5、在“转发给：”里填上邮箱A。

这里必须说的是hotmail的设置，相信很多人都像我一样，多年前被微软诱导注册了hotmail邮箱（当时只有2M的空间）。

而微软将做桌面的一套搬到了互联网上，hotmail被做得一塌糊涂，要不是以前MSN上的联系人还有hotmail和我联系，我真的不愿意登录那让我作呕的hotmail。

根据观察，微软正在逐步开放hotmail的POP3功能（其它邮箱早就开放了），你可以在Gmail里这样设置来接收hotmail邮件：

需要注意的是，并不是所有hotmail或live账户都可以使用POP3功能，没有开通的朋友可以稍等一段时间。

二、让垃圾邮件在视野之外

将邮箱暴露在互联网是一件很常见的事；这个邮箱将接收到很多垃圾邮件也是很常见的事。

前面提到，利用Gmail作为接收中介是为了减少垃圾邮件的滋扰。将Gmail作为主要邮箱的我们虽然拥有如此强劲的防spam功能，但看到垃圾邮件里有数字还是感到不爽。

这时，我们可以注册一个秘密邮箱，在【设置】-【转发和 POP/IMAP】里添加这个转发邮箱。

这样，不管我们怎么把邮箱gmail暴露在互联网，怎么受spammer攻击，只要秘密邮箱不曝光，这个邮箱永远都会很“干爽”。

三、巧用Gmail过滤器

也许你留意到，“一”正是利用了Gmail的过滤器功能来实现转发，事实上Gmail的过滤器是十分强大的。

这里举3个例子：

1、眼不见为净

有时我们愿意接收但不愿意看到来自aaa@example.com和bbb@sample.net的邮件，这时我们可以设置这样一个过滤器：

在发件人里输入aaa@example.com OR bbb@sample.net，在下一步里点选“跳过“收件箱” （将其存档）”

同样地，可以设置凡是含有某些关键词的邮件直接存档。

2、有条理地管理邮件

我建议大家多使用Gmail的label功能，并将其结合过滤器使用。一个简单的例子：

设置一个过滤器，凡是来自@kenengba.com和@kenengba2.com的邮件都标记上“标签A”。

这将给以后的查找带来极大的方便。

同时，可以结合关于Gmail你可能不知道的8个事情里面的“+”号规则来让邮件的管理更有条理。

3、将doc等文档发送到Google文件

也许很少人会注意到，Google文件提供的外部导入功能里，有一项是用邮件发送，这和picasa有点相似。

点击这里可以看到你的导入地址：

接着，我们可以设置这样一个过滤器：

将“带有附件”勾选，在“包含字词”里填入：doc OR txt OR rtf OR odt OR sxw OR ppt OR pps OR csv OR ods OR xls OR pdf

在下一步里，设置转发到自己的Google文件接收邮箱。

四、小结

Gmail是目前我认为最好的邮箱，提供了很多其它邮箱需要收费才会提供的功能。QQ邮箱是国内最好的邮箱。

看着现在的的邮箱都是G级的，我不禁思考：当年hotmail才2M的邮箱，当时怎么会感觉已经很大的呢？

或许，这和10年前，我还在玩拳皇97一样，不同时期，不同的外部条件，必定有不同的产品。

话题扯远了，建议大家多多尝试“过滤器”这一有用的功能。

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Gmail最酷的一个功能就是它的过滤器(Filter)——通过适当的设置，过滤器可以大大增强本已十分强大的Gmail邮箱。通过建立一些简单的过滤规则，就可以节省下很多时间及空间、删除收件箱里不要的邮件甚至把你的Gmail变成一个多功能的工具。
当然，Gmail的过滤器也有一些不足，希望Gmail能在今后改进这些功能：
无法通过过滤器标记邮件为已读
不能创建一个灵活的文件夹
很难将一个长的Email地址加入过滤规则
但总的来说，Gmail的过滤功能还是非常棒的。这里有一些技巧可以帮你了解如何用好它：
Killfile。如果有人给我发送很多的垃圾邮件（恶作剧邮件、多链接的邮件），他们就会被加入我的KillFile。看一下发件人处的Email地址是否已经存在于我的Killfile过滤规则中，如果已存在，就删除这封邮件；如果没有，那么就把这个Email地址加入Killfile的过滤规则中。
逻辑命令。过滤器的工作机理类似于与Gmail的搜索功能，所以，你可以使用一些搜索指令如 AND OR NOT。当我要找一些人的地址时，我可以使用OR；当邮件中都包含一系列的关联词汇时我可以用AND。使用搜索运算符会使这个过程更简便：”|”表示OR;”-”表示NOT；空格表示AND；圆括号用来把你的搜索语句中的不同条件组合起来。
其他的搜索命令。除了上述一般的过滤命令外，Gmail过滤器还可以使用如“from:”, “to:”, “has:”, “is:”, “filename:” 及 “label:”, 使用这些搜索命令会使你的Gmail过滤器更加强大。
发送提醒邮件。我希望Google能对Gmail增加的其中一个功能就是定时发送邮件。这可以使我能够按规定时间发送提醒邮件给别人。而目前，作为替代我注册了一个可以发送提醒邮件到我Gmail的服务，然后依据邮件标题或内容的不同建立过滤规则以使提醒邮件转发至不同的人。这不是非常的完美，但却容许我根据一定的规则发送提醒邮件给不同的人。
日程和日志。设置Google Calendar发送事件提醒。你可以创建一个名为事件(Event)的标签，创建一个过滤器使Calendar发送的提醒跳过收件箱放在这个标签下。现在，你不仅可以把你的项目事件放在一处（不再像以前一样分散在收件箱里），而且当你完成这个项目或工作后也不必去给它们添加标记，并且你还有了一个项目全过程进度的日志。
要做的事(To-dos)。这是一个普通的应用，你可以给自己发送一封需要做的工作的邮件，然后创建一个过滤规则：收件人和发件人都是你的信箱地址，并且使邮件都直接发送到To-dos标签下。这样你就可以在一个标签内看你的所有的“要做的事”。或许，你是个GTD爱好者，你可以为每个内容创建To-dos（如@工作,@家庭，@出差，@电话，等），通过创建不同的标签，发送邮件到 yourname+work@gmail.com（通过使用+号，你的Gmail可以有无限个地址），然后创建过滤规则让这些邮件转移到@work标签内，其他的同上。（注：GDT=Getting Things Done）
会话式邮件(Follow up)。如果你不是GTD爱好者，那么创建一个会话标签将是非常必要的。建立一个“包含字词”部分为“yourname+follow”的过滤器，并设置这里的邮件跳过收件夹直接存入“@follow”标签下。以后当你发送需要跟随后续内容的邮件时，在抄送地址里输入yourname+follow，这样这些邮件就会放入“@folow”标签中了。注意，你要每天检查一下这个标签，这样才能看到你的会话式邮件。
将垃圾邮件直接删除到已删除邮件。作为替代Gmail自身的垃圾邮件过滤功能（我们讨厌看到在垃圾邮件这个文件夹后跟着一个很大的数字），创建一个过滤器：在“包含字词”部分输入”is:spam”（点击下一步，Gmail会弹出一个警告，选择“是”即可），在选择操作部分，选择“删除”。以后垃圾邮件就会自动放到“已删除邮件”中了。
存档书签。如果你正在使用del.icio.us或其他的书签服务，你可以把它们存档在Gmail的一个标签下（如”Bokmarks”)。在像rssfwd.com这样的将Feed内容转发至Email服务的网站，输入你的书签的Feed地址，为它们创建一个过滤规则并存入“Bookmark”标签下。这样在Gmail强大的搜索过滤功能下，你的所有书签就都存放在一起了。
清理附件。你是不是跟我一样喜欢集中一次性删除旧邮件？在这个过程中我通常使用一些搜索命令，如“has:attachment”, 这样我可以方便地找到所有的大容量的邮件并删除他们。要让这个过程更加简单化，那就创建一个类似的过滤器吧。
多媒体文件。如果你收到大量的附有如音乐、视频、照片的多媒体文件的邮件，此时也可以创建一个过滤器来方便地找到它们。
视频文件：”filename:wmv | filename:mov”；
音乐文件：”filename:mp3″。
图片文件：”filename:jpg | filename:gif”
文档文件：”filename:pdf | filename:doc”
备份。注册一个新的用来储存文件的Gmail帐号，使用”has:attachments”的过滤规则将所有含有附件的邮件都自动转发到你的第二个Gmail信箱里。这样下次再删除旧邮件时就不用担心后悔了。
新闻组和Feed。你可以为你订阅的新闻组创建一个过滤器，这样它们就不会塞满你的收件箱了。也可以把你订阅的Feeds更新转发到你的Gmail，当你阅读后这些内容会自动标记并存档。如今，你不但在任何地方都可以阅读它们，而且还可以搜索它们。
Bloggers。如果你正在经营一个博客，你可以通过过滤器将你博客的评论和Pingback自动存档于”blog”标签，这样你的收件夹就不会很快被这些邮件填满了。再把你博客统计报告自动归档在这个标签下，你博客的成功在这里就一收眼底了。
删除旧的已发送邮件。大多数情况下，没有理由要保留那些旧的已发送邮件。使用”before:2006/06/01 label:sent”，动作为删除的过滤规则删掉这些旧邮件。每个月的时候，记得更新这个过滤规则中的日期。
禁止删除。有些邮件是不希望被删除的，比如那些来自孩子或老板的邮件，通过添加这些联系人的邮件地址创建一个过滤规则将它们移到“Nodelete”标签下。以后删除旧邮件或含有附件的邮件时就不必担心这些重要的邮件随那些垃圾一块被删掉了。
Flickr。创建一个过滤器将转发到Gmail的你的Flickr Feed自动存入一个标签内。现在，通过Gmail你的照片变得可以搜索了。你也可以创建过滤器接收来自某些tags或联系人Flickr更新提醒。
便签。给自己发送封邮件及时记下你在互联网上的发现、会议上的所得、书本上的感悟或者班级的讨论。使用过滤器将这些内容自动归档在一个标签下。如今，你可以搜索、存档并且在任何地方方便地取得这些内容。
Twitter。使用手机或聊天工具发送信息给Twitter（国内读者可使用饭否），在每条信息的开始加上一些关键字，如NOTE,TODO,BLOG,FOLLOW，等。转发你的Twitter Feed到Gmail，给每个类型的关键字创建一个过滤器（如，给note twitter创建标签为”Note”的过滤器）。这样通过twitter你可以使用手机发送你的便条，要做的事,提醒以及更多的内容给你的Gmail。
使用通配符。使用通配符(*)可以用来来找出那些来自某些公司的使用同一域名的的邮件。一个很好的利用就是使用通配符来跟踪自己在Amazon、eBay等网上商店的购物邮件。只需创建一个发件人如”*@amazon.com|*@ebay.com|*@paypal.com|*@barnesandnoble.com“的过滤规则即可。
本文来源于Angelived中文翻译 http://angelived.org , 原文地址： http://angelived.org/2007/08/23/20-ways-to-use-gmail-filters/

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官方Gmail Blog 最新报道：在Gmail Labs众多新功能（参见Gmail Labs新功能不完全手册）基础上，新推出了在Gmail侧栏加入Google Docs和Calendar的功能。

意义

这一功能的推出，其主要意义是进一步让Gmail与其他Google服务集成在一起，成为信息沟通和管理的重要界面。另外，通过url自定义的widget，则给用户更多扩展空间。这种开放性、集成性、创新性，正是Google和Gmail的成功关键。

或许有人认为这种改进意义不大。对用不到和不关心这些功能的人而言，确实如此。但对一些“临界用户”，还是会产生影响的。xbeta唯一的邮箱就是Gmail，但我从来不用google calendar。但这一功能的推出，则让我的观点发生动摇。也就是说，产品线的扩展、集成，会增加对用户的粘度——这也是我在分析Google与金山词霸合作意图时的观点。

如何使用Dos和Calendar widgets

不仅在左侧栏中可以进行简单的日历、文档操作，在Gmai的写信界面（目前仅限英文）上，也多了“添加日历项邀请”链接( Add event invitation)，可以在发信的同时，向对方发出事务安排的邀请。如下图所示：

左图是激活之后的界面。下图是日历项到期后，在Gmail页面的提醒：

如何激活Gmail Labs Widgets

使用这一新功能的方法，与Gmail Labs新功能不完全手册提到的一样：先进入英文语言界面，然后设定Gmail Labs，设置成功后再恢复中文界面即可。

另外，gHacks还分享了一款Firefox的扩展GCal Popup ，可以不离开当前页面使用Google Calendar（感谢Young指正）。

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创新不息的Gmail Labs（介绍）又增加了一个新功能Tasks（任务），以方便用户管理待办事项（Todo List）。用户启用 Gmail Labs 的Tasks 功能后，Gmail 侧边栏（Contact 下面)就出现 Tasks 链接，点击就出现一个类似 Gmail Chat 的窗口，就可以管理任务了。
　　

一、Gmail Tasks介绍文章

　　推荐：电脑玩物《Gmail 新增功能完整的 Tasks 工作表，幫你簡單打點生活大小事》、重灌狂人《Gmail推出「待辦事項」便利貼功能！》。这2篇文章的共同特点是图文并茂，清晰有条理；不仅介绍了功能，还分享了应如何使用的观点。推荐阅读。
　　喜欢一手资料的，请阅读Google 官方报道。关注Gmail Tasks与Windows Live Calendar 之 To-Do List 比较的，参阅此处。
　　以前曾使用Remember the milk Gadgets的用户，也可以考虑回归纯净的Gmail。
　　

二、Gmail Tasks思维导图

　　重复写作绝非美德。所以，善用佳软不再写介绍Gmail Tasks的文字，仅补充一幅思维导图——按照CC创用原则，当然鼓励大家引用。

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