我 常常在Blog里记录一些东西的时候，总是会说脑袋不可靠，脑袋没我们想象中的好用，这是我一直以来的经验体会和教训。如果大脑好用我们就不会刚刚从超市 回来，马上就说，天啊，我居然忘记买牛奶了，或者是在家里想着等下去见谁，记得叫那小子还钱，可是一到那边，兄弟一起聊起天南地北，要钱这事早就抛到九霄 云外了。如果按照这样的例子列下去，我保证以我的经历我能列出一本书来，可以取名叫”原来脑袋真的不可靠”。人的脑袋是全世界最牛逼的东西，但是用来记东 西还真的没有笔记本或者电脑好。

所以我一直在寻求着什么方法或者什么工具能让我记住一切，让自己变的更有效率，更加的聪明。我用过很多，比如GTD、 笔记本、iPhone，还有数不清的Todo软件，项目管理软件，notebook软件，这一切只是为了能够在用到某些信息的时候，需要的东西会自动的出 来。尝试各种各样的工具让我明白了需要记住的东西是不同的，只有把他们分门别类的存放在各个不同的容器里面，还需要培养一些习惯，慢慢的发展出了一套系 统，只有这样才能做到心静如水，活在当下，又能在需要的时候信息自动出现。

一个清晰的系统

什么事情才是真正需要记住的？每个人都需要记录各种各样不同的信息，从电话号码到电子邮件，需要做的任务和项目，约会时间地点，不时在脑袋涌现的想法等等。所以系统的第一步就是分清信息的本质然后放在合适的地方。

把合适的信息放在合适的地方是一回事，能不能在适当的时间获取信息又是另外一回事，就需要养成一些好的习惯，让信息为我所用。

信息放在什么工具里

也 许我所用到的工具对很多人来说会眼花缭乱，不过对于我来说这些工具都是简单、易用的、随手可得的，而且能让我随时随地保存需要的信息，然后随时随地快速的 获取。我所用到的工具主要是我的macbook和iPhone上的一些软件，包括 Evernote，Gcalendar，Rememberthemilk, Curio, Gmail等等，这些软件都有一个特性就是都有iPhone版的，所以能让我随手随地都能用，没有智能手机人朋友我推荐使用实体的笔记本，因为不在电脑前 也能使用。

1、Gmail： 自从2004年我开始用Gmail开始我就没换过邮件系统，我可以非常方便的接收邮件，Archive，然后用搜索找到需要的信息。另外我用Gmail里 的contacts和iPhone的通讯录同步，保存朋友、家人、同事的各种信息，包括电话号码、邮件地址、地址、生日等等。

2、Gcalendar：自动同步Google calendar和iPhone的日历，保存我的约会，包括时间地点等等信息。

3、Rememberthemilk： 我用的Todo list，有web和Phone版本，能够按照时间、地点、列表、人、TAG保存任务，可以设置重要性和任务的note，我最喜欢的就是Smart list功能，能够很自由的创建各种高效的list。我把一切需要做的事情都放了进去，包括1年后护照过期要换也放进去，彻底的把脑袋晴空。还有我能够按 照不同的地点把事情一起拿出来做，比如我去华人街办公室开会，就可以拿除RTM看一下，把需要到华人街办公室的一切事情一起出来了，或者我也可以有一个老 婆店里的list，当我到她那边了就可以把事情全部一起搞定。

4、Evernote： 是一个note记录软件，我把一切上面这些软件不能保存的东西都存在Evernote，可以是我的银行账号、软件注册码、旅行路线、保险证明、报税单、不 懂的法语单词、菜谱。我常常去哪里旅行的时候，就上面找些资料，做一个简单的旅行路线图放在mac上evernote里，然后出去玩的时候用iPhone 查看。还有网上查到的菜铺，拿着iPhone去买材料，在家拿着iPhone做。我想去吃还没去过的餐馆列表，我最喜欢的餐馆列表都放进去，想去吃饭的时 候，拿iPhone一看就ok了。还有一个非常牛逼的功能，就是我可以随手用iPhone拍一张照片，然后以后可以直接搜索照片里的文字。 Evernote是我对我生活帮助最大的软件。

5、Curio：Curio 是一个mac上的notebook，可以记录任何东西，思维导图，列表，项目管理，读书笔记等等。我用Curio创建了好记得notebook，比如某个 项目的管理notebook，我的读书笔记，还有可以用思维导图做头脑风暴。一些需要系统的思考和处理的事物都用curio。我最喜欢的一个功能就是可以 和evernote结合，比如我在Starbucks读完一本书，我随手用evernote做的一些记录，可以等我回家打开我的读书笔记本，然后记录这本 书的资料，弄一个书的内容思维导图，然后把evernote的note同步进去。

有了好习惯才行

有了好工具还不行，还需要有好习惯，才能才有需要的时候，信息自动出现，也在忘记之前把信息记录下来。

1、马上记录。 这是最重要的一个习惯，因为人们往往高估我们自己的脑袋，人们总觉得自己能记住。别人给我们一张名片，想想看是否重要，不重要马上丢掉，重要的马上记下 来。有一个想法，需要在个Google搜索，马上记录在自己的Todo list。看到一个广告想看一些广告的网站，马上记下来。收到一份邮件，确定了和某某的约会时间，马上记录到日历。这点是最重要的，常常我们如果现放一下 就会忘记了。

2、正确的查看。 记录下来而不看是没有用的，有些信息我们要每天查看，比如日历和任务。也有一些我们2、3天查看一次，或者等用到才看，比如note，我就是用到餐馆了， 才会看一些我的餐馆列表。我常常忘记在正确的时间查看我的list，比如有一次我需要从我老婆家拿台灯，我用RTM记录了这个任务，到了她家那边我却忘记 打开iPhone查看了。

3、保存然后搜索，不需要分类。我 用的任何软件几乎都不需要分类，最好的列子是Gmail和Evernote，我用evernote通常都是随意的保存下来，然后搜索。比如有一次我在路上 看到一家店关门了，门前贴了老板对客人的感谢信，我随手用Evernote保存下来，就再也没管过了。后来我老婆的爸妈买了一家餐馆，旧的老板叫我帮他写 一份这样的信，我马上搜索一下，马上改下来就ok了。

习惯是非常难养成的，我到现在还常常忘记在正确的地点查看list，而这往往是最重要的。

admin 学习方法学, 工作方式, 提高做事效率, 时间管理, 生活态度, 自我检视和提升 任务管理, 时间管理

[#2: Edit Options>MightyAdsense>Adsense Code]

admin 工作方式, 提高做事效率, 时间管理, 自我检视和提升 时间管理, 能量管理

[#3: Edit Options>MightyAdsense>Adsense Code]

时间管理一直以来都是一个热门话题，时间管理的重要性是不言而喻的。每个身体建康的人所拥有的时间是相近的（这里不考虑意外死亡等特殊情况），因此一个人一生所能创造价值的多少，在能力相近的情况下，很大程度上取决于对时间的管理。如果一个人对于时间的管理十分混乱，那只要学习最基本的时间管理技巧，他就会发现相同的时间内，其工作效率和所创造的价值都要比原来大得多。由于人有惰性，因此人会有用更短的时间来完成需要做的事情的需求。时间管理正是基于这种需求而生的，因此其实每个人不用专门学习时间管理的技巧都会有一种基本的时间管理的概念。

我开始意识到时间管理的重要性时是由于GTD（Getting Things Done）在互联网上掀起的热潮。不过遗憾的是由于缺货，我未曾读过《Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》。因此我对GTD的一些了解主要是通过互联网上的相关文章获得的，可能与原作者的表述会有所偏差。在我看来，GTD更多的提倡的是一种高效时间管理的概念，而GTD的核心时间管理技巧是记录To-Do List（待办事项）。

一切时间管理技巧都是基于时间管理最基本的概念衍生出来的，而这个概念我自己的诠释是将事情的重要程度进行划分。一般的分法是分为以下4类（按重要程度排序）：

1. 重要且短期内需要完成的事情
2. 重要但不需要在短期内完成的事情
3. 不重要但需要在短期内完成的事情
4. 不重要且不需要在短期内完成的事情

一般人即便没有学习过时间管理的技巧，也普遍会将事情按重要程度划分为以下4类，且一般人对于第1、4类的事情的时间调配都是合理的。时间管理的混乱主要产生于对第2、3类事情的时间调配和优先级调配上。我在没有学习时间管理的相关技巧前，对于第2、3类事情经常会出现处理不当，导致我的时间管理极其混乱，总是为了完成每天需要完成的事情而疲于奔命且完成效果不好。混乱产生的主要原因是我经常将第三类事情的优先级别提高到第二类事情之前。但这种做法无疑是十分愚蠢的，虽然我可以保证这些不重要但紧急的事情在期限内做完，但是由于我对处理这些事情倾注了过多的精力，导致许多重要但不紧急的事情因为投放的精力不足，而导致最终的完成效果不好。

但许多人在学习了最基本的时间管理概念后，仍然无法好这两类事情的时间调配。这是因为其虽然知道第二类事情的时间调配时的优先级应该高于第三类事情，但由于第三类事情要求在短期内完成，其为了保证这一点，在实际执行时还是将第三类事情处理的优先级置于第二类事情前。许多人迷惑的地方在于如何处理第三类事情，以使第二类事情拥有足够多的处理时间且第三类事情也能顺利完成。

企业和团队的时间管理技巧中的应对策略大多是，通过将这些事情分配给其他人以降低自己耗费在上面的时间。但对于个人时间管理而言，这个策略并不适用。企业和团队之所以可以在较低的时间成本耗费下，实施这一策略是因为其成员之间的合作关系是已经存在的，该策略能否高效执行很大程度上取决于合作者之间的了解程度和默契程度。而这些都是需要长期处在同一个有合作关系的集体中才能建立的。如果个人要实施这一策略，需要耗费极多的精力来从无到有的建立和维护这一合作关系网络，这样耗费的成本可能比原来还要多。

我在个人时间管理中处理第三类事情的策略是适当放弃某些第三类事项，付出因放弃而带来的较少的损失，以赢得因投放在第二类事情上的时间增加所带来的更高的收益。正如我在专注是一种态度中所记述的，人类历史上创造了最多价值的人普遍都是专注于某一领域的人。人无完人，一个人一生的精力只足够让其在一个领域中达到巅峰造极的地位。且能达到这个地位的只是专注者中的少数，更不用说贪心不足妄图兼顾多个领域的人了。因此，要创造更多的价值就需要付出一定的代价。至于划分事情的重要程度，以及权衡放弃哪些事情的标准则因人而异了。这需要在实践中不断的进行实验和探索才能得出一个较为合理的调配方案。

在简单介绍了我个人的时间管理的核心概念后，我想谈谈进行时间管理的技巧。但我并不准备介绍什么新的技巧，我在进行个人时间管理时的技巧是基于GTD衍生出来的，因此并没有进行多少创新。只是我认为对于GTD的核心时间管理技巧–记录To-Do List（代办事项）不应过度滥用，否则该技巧的作用将大大降低。许多人在记录To-Do List（代办事项）时，试图将所有事情事无巨细地全部记录到To-Do List（代办事项）中。但这么做实际上对于时间管理带来的负面影响远高于其正面效应。

这么做的主要危害在于会使你形成一种为To-Do List（代办事项）增加内容的强迫症，你会不断地在想是否遗漏了什么没有记录在To-Do List（代办事项）中，而一旦想起就想要将其记录进To-Do List（代办事项），不仅使你无法高效地进行工作，而且经常会打断你的工作，并且因为记录To-Do List（代办事项）而耗费了你大量的时间。另一个危害则在于因为记录的事项过多，你必须经常查阅To-Do List（代办事项）以保证不遗漏事项。这也恰恰违反了GTD的初衷。

我在记录To-Do List（代办事项）时会将以下类型的事项排除：

1. 常规性和周期性的事项
2. 重要程度不高的且不需要花费多少时间准备的事项
3. 过于琐碎的事项

To-Do List（代办事项）不是备忘录，我认为其起到的作用更多的只是提醒我已制定好的时间管理规划，在出现一些意外事件时，能迅速地根据事情重要程度重新整理出一个新的时间调配计划的概括。我也没有写备忘录的习惯，但我未曾因此而频繁地因为忘记要做的事情而造成什么损失。一般有较高几率被遗忘的代做事项都是一些不需要花费多少准备工夫的事情，而一般这些事情在即将要做的时候，我都会因身边同样要做这件事情的人的行为而注意到这一点。因此这种事情漏做的可能性不高。

另外一点注意事项是记录To-Do List（代办事项）时要甚记预定完成时间。记录预定完成时间的好处在于可以利用一种无形的因限定时间而产生的压力，使注意力和集中力保持在一个较高的状态，完成事情的效率可以得到一定的提高。但如果经常因为意外时间而无法在预定的时间内完成规划的事情，那这种效果就会逐步递减，最终丧失其所对自己产生的促进效果。因此是否设置预定完成时间，以及制定预订完成时间需要经过一个较为周详的考虑过程后再做出决定。

最后我想谈的一点是，我认为时间管理能起到的效果只是在相同的时间内发挥更高的工作效率，并基于此而创造更高的价值。但时间管理的效果同样会受到个人的极限工作效率的制约，当你发现这已经成为你进行时间管理时的瓶颈时，应该将提高个人能力和工作效率同样规划到时间管理中，将其视作时间管理的一部分内容进行学习和提高。

admin 工作方式, 提高做事效率, 时间管理, 自我检视和提升 GTD, 时间管理

快速上手
当你拿到新PDA, 或随时准备开始应用GTD来管理你的时间与生活时, 马上可以照下面的方法利用PDA内建软体应用GTD:
Todo List

熟悉以后可以用Datebook, shadow plan, lifebalance等软体代替
●列出所有藏在心中的待办事项
从明天要去佳乐福买面包. 到把隔壁的美眉, 抽时间陪小孩等都要列出, 将心理的杂事净空(先不分类)若在50项以下可能您还没有列完全.建议再想想有无遗漏完全记录下脑海里的意念, 事情不能无限期留在收件夹里, 如果没有采取行动, 这些事绝对会悄悄爬回心头.
●清空收件夹
两分钟内可以完成的下一步行动就要马上执行, 一次只处理一件事, 而且对每件事都要做出决定.
●剩下项目分类置入组织系统
一次处理一件事, 分类好并决定了下一步也就结束了对这件事的牵肠挂肚.想清楚可以在哪里, 以及不能在哪里进行这些行动, 并以此组织清单.

DateBook
将必须在特定时日完成的行动填入Datebook但每月应完成事项的清单不应该记录进行事历,

MEMO
堆放次级清单

ADDRESS
将电话号码写在联络对象旁边以免为找电话号码而严迟回电意愿.(善用各软体中的Phone lookup功能)

主要软体使用

GTD by palm 之软体组合 大致上使用 行事历软体(Datebook) + 待办事项软体(To Do List) + 大纲或专案管理软体(outliner) 来达成 .

Underlying Approach – (1) Use software so as to minimize the number
of places I have to look and input to have control – This is definitely a carryover from my “One Minute Manager” Days. Make the software work for me, not the other way around. (2) Minimize the number of categories or focus areas. The sheer number of categories I once used required too much of my time filing items into the proper categories – a time waster that came  from organizing time itself, i.e. it was self-defeating! (3) Focus on the issues in my life, not someone else’s life. (4) Use the KISS system (”Keep It Simple
Stupid”). If the system is too complex or too much of a time-consuming  task to keep up with it, I won’t use it, at least not for long.

行事历软体(Datebook)
使用一个行事历软体，如原机的 Datebook，Datebook+，ksDatebook。或用整合型软体 ，如，agendus(actioname) ， Datebk4/5。如果可以知道日期或期限者，直接放入行事历，其余都依照不同性质放入不同的类别待办事项(Todo list)，这样行事历才能维持清爽，避免被太多的事件被写到行事历，维持行事历这一个“圣地”。

确定时间的杂事用datebook最合适。如果用datebook去管理事项，就又觉得只适合做具体的，确定时间日期的一些杂事。很多目前还不确 定，或者并不一定要某天某时来做，或者定了一个时间到时没做继续往后推的话，datebook这种以时间为中心的方式就还是不太适合。datebk5一个 很受欢迎的特性float event其实就是不定时间，今天没完成就继续往后推。而agendus我很喜欢他的地方也是todo和datebook放在一起显示，这些不那么确定的 事情其实和datebook里定的是同类的。

●ksdatebook

●datebbook 4/5

●agendus
待办事项软体(To Do List)
To Do list比较适合用于把project的每个功作分到很细再来一项一项完成. 记得好像是在life balance俱乐部里有看过, 要比工作细分到可以在十五分钟, 最多不超过一个下午的时间. 细分到这种程度来用To Do List会比较好用.

用TO DO整理NEXT ACTIONS，而任务清单在MEMO中整理，如果NEXT ACTIONS太多，我会把一部分丢回Someday/Maybe，所以我的NEXT ACTIONS及WAITING FOR合计64个，DAILY REVIEW(清收件匣，整理TO DO PLUS内的NEXT ACTIONS及WAITING FOR，及两分钟以下的NEXT ACTIONS)花约30分钟。

有人觉得原机所附的 To Do List 比较没有效率，可以改用加强型 Todo ，如 Todo plus。或用整合型软体 ，如agendus(actioname) ， Datebk4/5。

●TODO分类设定
在 GTD 中文版一书 p. 35 那张工作流程图，当杂物经过处理之后，除了丢进垃圾桶外，其余共有下列几种类别的事件：
1) 也许/将来有一天 -> someday
2) 参考用 -> reference
3) 多步骤任务 (专案) -> project
4) 等候 (委派) -> waiting for
5) 下一步行动 (延后) -> Next action
6) 行事历 -> datebook
7) 执行 (两分钟内者，马上作)

Next Action 与 Project 之区别，Project 在此定义为多步骤的事件，Next Action 定义为单一步骤，Project 如果需要不一定是要每周才 Review，如果这是持续的计画，可以直接写到 Datebook，但是执行时之细部则看 Project。因此 Project 可能是行事历/someday/next action/… 等。

下面分类是GTD作者最近在他的网站上发表的个人分类设定方式:
Projects

又称为任务，泛指需要多步骤才能完成的事件很大的project，在计画好之后，大部份都会有个outline之类的东西，可以把这个outline存 在project的notes里，当作reference.todo只负责记下个步骤，而project需要的参考资料等等应该是另外放在其他地方的。也 许可以搭配个out-line一起使用看看。另外，project独立一个类别，可能会比较容易review一点。review的时候就切换到 project类别，然后，依序拿出各project的参考资料看看目前的执行状况、接下来该干嘛之类的，顺便把另外想到的东西加进来。

可以尝试用下面介绍的projects软体来另列project.

Someday/Maybe

你想到的点子，未来才要实现的计画等projects I might want to do in the future

@Agendas

items to cover with specific people when I am with them in person or on the phone. Each person is listed as a to-do, and the things to go over with them are listed in the attached Notes field

@Anywhere

actions that can be done pretty much wherever I am

@Call

除了用phone lookup找到电话外, 一定要加注”Next Action”–打过去后要采取的行动,才不会当看到事项中写着要打给人时还得先想是为了什么事要打给他,. 这样事情仍然在脑袋里打转, 没有达到一但写下就不再牵挂的目的.所以写下@call待办时一定要先想清楚打给谁, 打过去要讨论的事项等问题, 在写下待办时一次决定好才不用牵挂.

@Computer

@Com-Online

@Errands

out-and-about things to do I can do while Im traveling as well as at home杂务清单

@Home
actions that have to be done at home

@Office

actions that have to be done at my office.如果在家工作, 与@HOME项目可以合并;若是学生可以将此项当作@Study使用(或舍弃).

@Waiting For…

授权给人做时，要有一张清单让你可一追踪交办事项的进度
actions and projects other people are doing I care about
所有委派任务都该标注日期

其他

常设会议以及时常要应付的人各需要一张议程清单
●projects
http://www.sourceforge.net/projects/projects4palmos
加强型的todo，可以非常清楚地用来管理进度，由projects的文件得知, 可以依以下方法共用内建ToDo程式的资料:

1. 首先建一个新专案, 这个专案等一下我们将用来取得共用内建的ToDo列表资料. 我们假设新建的专案名字叫作 “myOldToDos”.

2. 开启 Filez 或其他你喜爱的档案管理工具, 并且找到 “myOldToDosPRJT” 这个档案.

3. 删除刚刚在Projects中建立的 “myOldToDosPRJT” 档案 (别急着问问题, 耐心看下去).

4. 现在找到 “ToDoDB” 这个档案, 这个档案就是内建To-Do程式储存to-do 列表资料的地方.

5. 将 “ToDoDB” 档名改为”myOldToDosPRJT” 并选save储存.

完成上列步骤后你就可以开启 “myOldToDos” 专案并且看到来源自内建To-Do程式的To-Do列表. 在Projects主页面选单上选择 “Rescan “以更新ToDo显示在Projects主页面的资料. 设定好后因为这个专案跟内建的ToDo共用相同资料, 当然连你在To-Do里面的分类设定等也将完整保留喔. 任何时候还是可以回到内建的ToDo程式里观看.如果有怪怪的情况再 Rescan 一次即可将ToDo转移到rojects后, 测试过同步等功能仍旧完全正常. 推荐OS4.0以下使用者拿来直接代替内建的ToDo.
●TODO PLUS by katzel
把Todo list的类别项目主要以地点来分, 有Home, Work, Downtown; 也有例外, 如: Internet, Contact, 这是泛指只要能上线或有电话就能执行的项目, 所以不是地点, 而是所需设备的限制. 这样一来, 人在什么地方, 或是有什么设备, 就能依此去找出那些事是要做的.

再来是priority. 一般是设在3, 即重要, 但不紧急的事情; 若有紧急, 但较不重要的, 则设为2; 紧急且重要的, 当然是1了. 至于4及5, 则是不紧急, 且不重要的事. 一般是设为5. 除非有特殊情形才会往上提升一级. 反正本来就不急, 就等前面的事做完了再说.

再来是due date及filter的配合使用. 我喜欢Todo Plus的最重要原因是, 它可以只显示出明天, 或未来七日, 或当周及下周的待办事项. 这个可以让我一目了然, 知道未来的一周内有那些事要做, 并可以随时调整due date及priority.

有新的想法, 则一律先不设due date 及category, priority则先设于5. 等有时间安排时, 则要连同到期日一并设入, 这样可以给自己一些时间性, 限时执行, 不必怕一些想法就一直拖下去, 到头来还是空想. 对于中长期目标的管理是很有用的.

重覆性的事情, 则可以善用ToDo Plus的Repeat功能, 这又是一个我不得不用的优点. 看是要每隔几日, 几周, 几个月要重覆一次都可以. 如此就可以大胆放心的把所有routine的事情全设在里面, 这次做完, 它会自动再产生一个相同的项目, 在你所要的时间点上. 不必重覆一次次地输入相同的事项. 非常方便.

就先写到这里, 这是我对生活的全面性管理. 当然, 唯一的坏处就是, 如果哪天PDA挂了, 电脑中又没有即时备份, 那生活就会陷入完全的混乱了.

● lifebalance
真正更麻烦的，是很多要做的事情，重要程度不同，时间不同，或者根本不确定，以后可能确定，或者定下来又改动，等等等等。这些，统统列在todo list里就太杂乱了，用树形结构也许能好一些，但是很多时候没有那么理想的逻辑关系，或者有，但是层次太深。这样，用任何todo增强都无法和life balance相比。因为life balance首先从地点上筛选掉了一批，然后从地点的open time筛掉一批，然后如果有时间要求，根据lead time，到时再提前出现，把不着急的又筛掉一批。剩下的，life balance给你计算排序。排出来看着肯定是比较杂乱的，不在一个层次。但是首先作重要的，花时间少的，然后是不那么重要，立刻可以做完的，然后是重要 的，花时间多的，然后是不重要又花时间多的。这个顺序是很好的。刚开始的时候，很难把importance, effort,估计得很准，排序排得很好，没关系，第一life balance列出来的只是参考，不是法则。是人用，不是他用人。但这并不是不去学习放弃的藉甚。以后慢慢的自然会调节的更合理。有他在，可以把一些不重 要的，现在不用挂在心上的东西抛在脑后，又不用担心需要的时候忘记，我想，这个是各种postit,记事本，todo最重要的作用把。

更重要的，需要选择先后的很多事情，只能用life balance来管理。这里面有很多技巧来使之可行，比如，强调action，立刻能做的action,每一个action时间要短，要分具体等等，其实 都是把概念的层次逻辑落实到具体可行的具体事件。从树型结构的逻辑清晰的概念，到每天每时的todo list，变成平面的一维列表，一定会显得很杂乱，life balance则尽力把不适当的地点发生的事情筛掉，把很久以后的事情筛掉，把重要的排在前面。

想更进一步了解可参考Beginners GTD Guide (with LifeBalance)(英文)http://www.llamagraphics.com/bin … &viewmode=all#1

大纲或专案管理软体(outliner)
处理 project 或需要树枝状结构时，再用一个 outliner。例如 progect, bonsai, shadow plan。使用什么工具，应该只是个人习惯的问题，国外甚至有人用HandyShopper来作为outliner工具搭配DateBK4/5。

首先, 如果你可以把这件事画分成几个部分或阶段, 就开始切割它, 然后看要完成每个阶段有那些事情要做. 如果可以, 就再细分下去, 把它一层层地分解开来看, 到最细时的一层就是你要做的步骤, 也就是要连结到todo list的事项.

如果你还是没有办法来区分的话, 那就把你能想到要作的事都列出来, 先不要分层, 也不要分类, 就花些时间来想, 会有那些事情要做. 等事项列得差不多时, 再来回头看是不是有那些项目是彼此有关连的, 有没有重覆的, 甚至于你可以在回头检视时再想到还有什么要追加的. 再来才是把这些项目再整理成outline的格式, 这样就能比较容易了解有什么事要做的.

另外一种方式，就是GTD书中建议的方式，就是定出这个project的目标，然后再把所有想得到的相关的东西都全部列出来，列到再也想不出其他相关的东西之后，再来作组织的动作。

处在天马行空的散乱思考期, 可以用diddlebug将想到的涂鸦下来, 再利用抄送功能传到想归纳的程式.

●MEMO
可以将它当作”收件匣”，任何任务，念头，交代事项，我都随手纪录，可以和PALM DESKTOP同步。每天早上再作整理”杂务”的工作。

下面分类是GTD作者最近在他的网站上发表的分类设定方式:
Clients (list of all of them, current and past)
- DA Thoughts (possible essay topics for my Food for Thoughts on the Web)
- Dates (Birthdays and anniversaries, which it automatically sorts chronologically, as they are listed “02-05 - John Doe”)

- Focus Areas (Bigger checklists like larger goals, objectives, areas of focus)

- Ideas??? (Crazy ad hoc ideas I want to save but dont know what to do with)

- In development (Relationships, potential partnerships and networking possibilities)

- Inspirations (Personal affirmations and inspiring quotes)

- Key people (Just that, a list I want to review to ensure Im doing what I want with the relationships)

- Lists (Weekly Review, Travel Checklist, and more than a dozen ad hoc lists I want to keep for a while)

- Maybe Get (Books, CDs, Videos, Misc.)

- Next time in… (Lists of possible things to do by city, when Im there next)  以城市区分–列出到这城市时应带的物品, 应做的事情

- Travel (I have separate docs for each city, and the restaurants, stores, and people to be reminded of there)

- Web articles (Ideas, themes, and topics I intend to add to this Web site)

- Wine (Chardonnays, Chiantis, Pinot Noirs, etc. to archive for reference)

●DiddleBug
很多时候，有待办进来的时候，需要马上记下来，却没办法作太多的考虑，那就先大略的分类一下是todo或是date …然后塞到对应的里面应用程式里面。

目前我将diddlebug当作最初未处理事件的”收件夹”.将未组织的内容先丢在diddle bug，等到要处理的时候用‘抄送’归档. ，有笔记型电脑在身边时，我就打入palm桌面端(通常会是to do)，notebook不在身边，我就利用diddlebug的抄送功能，一样可以进行process的工作。

DiddleBug可以完全替代NotePad..
而且最重要的是有抄送(Transfer /G)这个功能..

要使用这个功能..
要安装DiddleBug 的 Plug-ins..
想要传到什么软体就装什么..
像我就装了Address,Todo,Memo,datebook,ClipBoard,progect (常见的outliner程式diddlebug都有相应的plugin)

本来我大部分都没用过..而且觉得这个功能很废,不过是把一段文字(顶多加上Note的部分)传到另外一个档案,不过后来才发现这样的设计是有原因 的,他可以让你在上面的涂鸦区快速随意的记下事情,然后等到你要整理的时候选择抄送功能,这个时候在下面把上面的东西整理成一段文字,然后再传到你要的程 式中.
这样的好处是不用透过桌面端就能整理, 很方便.
●progect
http://www.sourceforge.net/projects/progect
桌面程式
http://www.sourceforge.net/projects/pdesk
除了todo plus, 对中长期的目标的管理, 我更建议配合Progect使用. 因为它同时提供了树技状架构及与ToDo List同步的功能. 把每个目标当成专案来执行, 细分为数个阶段, 及每个阶段应完成的项目. 把项目同步到待办事项里限期完成; 在Progect里审视完成的进度及修正, 就不必怕事情会做不到或做不完了.

progect建立后可以任意修改分类, 但是note不会同步过去, 作者表示是有意的这样做, link过去todo的资料note跟在progect中想保存的可以不同 .

例如当你用progect的note写文章时就可以连结到todo, 提醒你继续将它写下去, 在todo note中可以当放材料, 草稿

Progect中, 你可以随意移动任何一个项目, 不论是同一层中平行移动还是不同层的上下移动, 就可以做到前面所说的, 先列出细节再分类的做法.

●bonsai
Bonsai 似乎无法在 link 时选择要 link Todo 的那一个类别，当你按该 bonsai item 之 detail 时，有一个 category 选项，这里根据小弟经验，有时会出现 todo list 的类别，但是有时却没有，后来干脆通通放到 unfiled 去了。根据 manual 说法，这个 category 是让你再将 bonsai item 分类，将来作 filter 时可以使用。

●shadow plan

总结
palmomic:
1) 已知日期者或重复事件者，放到 DateBK5等。
2) 无法设定日期者，包括 Next Action, Reference, Someday/maybe… 通通放到 Bonsai等，
于 DateBk5 设定 week review，每周检查一次 Bonsai 等中所要做的事情。
3) 需要多步骤的事件，利用 Bonsai 等做 Project，这样可以利用一些零星的时间
来完成较复杂的事情，虽然慢了一点，但是对于一天只能挤出一点点时间的人
相当好用，至少还是完成了。
4) 当 Review 时，将要做的事情 link 到 todo list ，然后用 Datebk5
将 Todo list 给包含进来显示在行事历上，如有需要可以将 Toto 转成 float event，
float 可以再设定成 appointment，如此行事历上才不会密密麻麻的事件，最后逼得
自己疲于奔命，一直在处理紧急但非重要的事情或干脆放弃，骗自己这样比较自
由轻松。
5) 当然所谓重要的事情，也先利用 Bonsai 等把他写好，这包括了 Mission statement,
Governing Value, Role, Sharpen the saw …，同样定期 Review。
6) 执行这些事件则利用其他各式各样的工具，如烤肉采购清单，则利用 Listpro等。
7) 以上仅是一些自己的作法，个人以为先搞清楚何谓重要的事情，然后再研究
如何去完成事情，这样软体使用上就会得心应手，即使只单纯使用 Datebk 与 Todo
list，想要 Life Balance 也是很容易的，完全看你要不要 Balance。

专题讨论
Impliment on PDA:
| 学习进度管理 | 定期检讨 | 追踪交办事项的进度|

Without PDA:
清理资料 | 不用 PDA 实现 GTD
学习进度管理 by gasolin

关于学习进度管理，我较常使用下面的工具：

Todo基本设定
基本上我都依照GTD作者David Allen网站上最新的分类。

关于学习进度应用，若是学生的话不妨将David Allen分类中的@Office作为放学习进度的地方(学生的工作就是念书@_@)，用outliner管理关于学习进度的项目都连结到这。若是一般族 群就照学习的动机来分类，例如不看会被fire的归入到@Office，床头或厕所书等归到@Somedays/maybe或@Home，电子书归到 @Computer，pda电子书归到@anywhere。不过个人建议床头或厕所书等不看重的书籍，要管理的话在outliner中完成即可。

内设”project”这项分类，用来存需要多步骤的项目，我只将本项目当作发射台，将专案名称和结止日填上，并在note中提醒自己详细内容放在哪个outliner中。

Datebook设定
学校或补习班预定的复习进度,考试等固定时间的事项直接输入Datebook中

Student
以课程分类管理学习进度来单独使用，算是相当适合学生的软体，学生可以用来搭配todo，datebook实现GTD，相当不错。

Projects
http://www.sourceforge.net/projects/projects4palmos
类似加强型todo，可以非常清楚地用来管理进度，但没有link todo的功能，目前只能单纯汇出到todo，跟students类似，与Todo的整合度比起progect并不高, 所以这是我不再用它们管理学习进度的原因。

Progect
http://www.sourceforge.net/projects/progect
目前使用最多的软体, 利用 Menu/Options/Preferences(/R) 的 Hide done tasks, flat filter 检视, 和 Menu/Tree/Expand all(/E) 指令可以完全取代projects 的功能，最棒是选择 action 类型时，todo link 可以做到完整的双向连结，不管在哪边勾取完成，修改 priority 或分类，另一边也会跟着改变。用 progect 的好处是可以超前划订进度，只将最近可做好的(或每次 Review 期间内的)项目 link 到 todo，这样就不会看到 todo 里一堆待办，为了该读哪些着慌。也可以按最右上角的图示切换到 flat 检视, 有连结的项目前会有个”L”图示

计页数的阅读进度也可以选 numeric 类型作为书签使用，但无法 link 到 todo 了。    若章节的内容很多, 无法在一天内读完, 也可以用”章节+页数”的方式记录下学习轨迹.

搭配MegaWiki 还可以连结到其他程式，例如连结回 TODO, MEMO。

虽然 progect 也有桌面程式 PDesk，但我觉得在待办事项的应用上使用桌面程式当然没有用零碎时间在 palm 上改方便。#用 acer s系列，sony NX, PTT 等机子的还可以连结到 voice record 程式。

#如果是要确认是不是该念的书都念了, 简单的做法就是在To Do Plus中, 把每天要读的书目列出来, 并设定每日(依需要)重覆发生. 而每天念完时就回到Project管理中, 把达到的进度设上. (不知道Bonsai是否可以用进度方式管理, 如完成的百分比, 或是几分之几等等, 在Progect里是可以这样设, 我甚至于用Progect当书签, 例如”目前页数/总页数”的方式, 就可以知道看了多少, 还有多少了) To Do list就当成一个check list来用. 把所有和读书有关的全放在一个类别里, 这样就可以一目了然了.

定期检讨 by Palmomic
Day Reviewer: Datebook (如 DateBK 5)
Week Reviewer: Outliner (如 Bonsai)
Voice Reviewer: Voice Memo，适合无法输入时将重要点子或待办事项立即输入用，如开车。
●GTD by DateBK5 & Bonsai:
1) 当已经择定日期或重复事件或截止时间在一周内者，直接输入 DateBK5。
2) 其余的事件经过处理后，把不必要的丢掉之外，其余均输入 Bonsai。
3) 尽量不要让 DateBK5 充满各式各样事件，这样会被吓跑，万一没作，
就会很没力。其余利用 Outliner 因为可以将 GTD 的类别通通涵盖。review 时避免使用过多软体，这样不是很累就是到时候就忘记要 review。
4) 设定每周五晚上 review Bonsai 中的事件，如可以择定日期者或是决定
要作时，利用 Bonsai 的 link todo 功能，转到 Todo，然后由 DateBk
Include 进来即可。
5) 在 Bonsai 中设定几个类别，如：

0_7 Habits
1_Next Actions
1_Project
1_Reference
1_Someday
1_Waiting for
Impulse Shopping
Repeat Events
Unfiled

6 类别说明：

a. 之所以类别前加上数字，只要是让他再分类一次，也比较容易记得这是根据哪本书来的，以后也比较容易记得回头看一下这些书。
b. 0_7 habits：这里面是我根据下列几本书，所设定的一些Mission statement, governing value, role, sharpen the saw…. 基本上设定是六个月 Review 一次，基本上跟 GTD 一书中
3 万尺 (含) 以上的目标。
a) The 7 Habits of Highly Effective People (中文版为“与成功有约”)
b) First Things First (中文版为“与时间有约”)
c) What Matters Most (中文版为 ???)
以上三本都是 Franklin Covey Co. 出品，相当有名也。由这些书籍，可以思考哪些事件是重要的，哪些不重要，这样才不会被palm 的 alarm 功能搞的什么事情都变成紧急或是记下来的事情一大堆，没作的也是一堆，效率没有加速，反而挫折感倍增。例如“时间管理”是我设定的学习项目，因此有关时间 管理方面的东西或花费我都比较舍得，post 的一些文章 (包括 DateBK) 也都与时间管理有关，所以这几天看到有人贴这方面的文章，立刻列入 Next Action，有空档就贴出一下大家交流交流，加速学习。

c. 1_*** 就是 GTD 中将垃圾事件处理后，加以组织分类而成，在每一个类别中，我再利用 Bonsai 的档案加以分类，分类原则不见得要依地点，有时会依事件而分，不过分类时特别注意档名不可重复，且将来使用 Bonsai Desktop 时要容易读取档案，因此每一个档案前，都加上一个类别的英文字母，如 N-Home, N-Office,N-Others, P-Home, R-Home, S-Home, W-Home ,,,,,

d. Impulse Shopping 这是放看到不错的东西，很想买，但是根本没考虑清楚者，先放着，避免不必要的冲动性购物，利用这种方式，我的 Palm Vx 足足跟了我三年，其间 Clie N760, Clie T650, Acer S10, Acer S60 都曾经被我写在 Impulse Shopping list，每一次想败家，我就写下一些条件，没有达到条件者，就是不买，S60 还几度差点买下去，直到去年十一月，杀出一个 TT，也就这样 Vx 苦撑了 3 年。这个 list 放到这边，主要是我将某一个按键设定为 Bonsai 的缘故，而我又不太想拉出 TT 的手写区的缘故，真正购物时，我另用其他工具软体。

e. 在这些类别中的第一个档案，通常我会写一些该书学到的技巧或观念，这样可以提醒自己书上的内容。

f. 在 Next Action 中，我还增加一个 Review Voice Memo，提醒自己要去review Voice Memo。当然紧急的 Voice Memo 早就写到 Datebk 去了。

g. 另外分不分类要看你的事件多寡，因为分类前还需要思考一下要归到哪一类，这样有时会变的麻烦而没有效率，我想该书重点应该是放在记事本的缘故，使用 PDA要整理或 review 都比传统的记事本快多了，因此也不见得要如此分类。重点是将一些想到的事件写到一个软体去，然后定期去 review 这些事件，这个习惯比较难。

●软体
当然最希望 DateBK 以后能够直接 launch 各种工具软体，更希望有一个 Outliner 可以跟 DateBK 良好的结合，包括 DateBK 未完成事件转成 Outliner的 item
●结论：
书上写的容易，做起来困难。困难不是来自软体也不是来自个人，而是来自事件本身，当事件牵扯到团队时，那就看团队中大家的时间观念了，例如这几年 来，上班一直很有条理，做事蛮有效率，五点前早已完成公事，却被说成成天没事干，也从不加班，我真是给他昏倒，工作毫无目标、毫无顺序、毫无头绪者，叫做 忙。加班者 (我是指不是真正加班者)，不过就是在那边耗时间，等老板下班，不是上网就是聊天，这年头讲苦劳不讲功劳者，还真是不少。这几年把 Palm 夹在皮带，上班从不带公事包，却被人说“真混，上班都不带公事包”，什么时代了，上班要的东西都在 palm 里面，作不完的不是在 palm 也是寄回家了，
带公事包来作什么我实在不懂。

所以啦！如果各位的工作是自己能够控制的范围，那就要一定要尽量利用 palm 作最有效率的时间管理，如果各位的工作是无法由你自己掌控者 (例如团队合作)，那就不要太勉强别人，硬是勉强， 除了破坏人际外，什么也无法完成。
WEEKLY REVIEW by twhsi
感谢大家的讨论，已经将如何建立个人工作管理系统说的很清楚，但我自己却一直被书中提到的WEEKLY REVIEW如何作感到苦恼，所以我又整理中英文版书中的概念，写了一份心得，希望入门者得以藉此参考WEEKLY REVIEW的做法，高手们也可以分享一下你们的经验。以下为正文。

GTD WEEKLY REVIEW心得
BY twhsi (EMAIL: yunghsichang@yahoo.com.tw)

WEEKLY REVIEW的目的
GTD的目的在完成一套个人工作流程管理系统，但系统需要维护，所以
就产生所谓review的工作。Weekly Review又是其中最关键的一项。

1. 愿景
?P?希望藉着GTD及WEEKLY REVIEW让每天工作充满活力及创造力
2.Q & A
a. 何谓REVIEW且为何要review
review就是修正你的个人工作流程管理系统
review的目的不在松弛，而是让自己正确决定出现在进行的工作是最该作的事。而其他目前无法进行的事也已经有完善的规划。个人工作流程管理系统并非静态，你必须随时处理以下两件事
(1)何时要作review?，(2)要review哪些东西?，并作好定期review的工作，才算真正review系统。

b.何时要作review呢
检讨工作其实是在某一清单或行事历这里两秒那里三秒的总累积，只要你拥有”清单”你可以在随处办公，所以review的工作可以随时随地进行。

c.要review哪些东西呢
1. 行事历:这是最常要检讨的项目。
2. 下一步清单:建立完整个人工作流程管理系统后，你自然就拥有一份可靠的清单，可供review，但要注意清单的形式(纸张，PDA等)必须是可以随时取得的，你才可以随时随地进行review。

d.定期review
定期review可以决策行动及管理任务，并造成脑力激荡的效果。每周利用一些时间思考，评估及重整系统，任务清单及行事历的内容就会越接近现实，你也就越能释放心灵压力。而维持个人工作流程管理系统运作的关键在于weekly review。

e.何谓WEEKLY REVIEW
就是要重新清空你的脑袋，藉由Collect, Process, Organize,和Review 你所有未完成事项 (这四个动作就是更新你的个人工作流程管理系统)，持续作到你对自己说’我完全知道我所有还没有完成的事了，如果我有时间且我决定要去作某一件事了，我就 能完成。’，这时你已完成一次完整的weekly review。

f.作WEEKLY REVIEW的正确地点和时间
地点:远离人群互动的办公室
时间:每周固定的两小时(我选在会议最多那天的隔日)

g.WEEKLY REVIEW基本工作
?P?COLLECT & process All “STUFF”
?P?Review Your system
?P?Update your list

h.何谓个人工作流程管理系统
?P?就是我们利用GTD流程产生的个人工作管理系统，产生的结果包含各种清单(下一步行动`,任务`,等待回音`,也许/将来有一天)及行事历。

3.WEEKLY REVIEW实务练习，以下为Step by step的动作

A. 将所有stuff放入收件匣，处理并组织所有的STUFF。STUFF包含以下项目
1. 散落的纸片:记事小纸片或即可贴, 名片, 收据,
2. 笔记本资料
3. 日记型式资料:日记, 会议记录, 随手抄录的笔记.

B. 行事历整理
1. 检讨之前的行事历
2. 检讨未来的行事历

C. 清空你的脑袋
写下所有你想的到的清单(下一步行动，任务 ，等待回音，也许/将来有一天 )，将脑中所有新的想法都纳到GTD系统中。

D. Review清单，检查所有清单并作整理及调整，清单包含如下，
?P?任务清单
?P?下一步行动清单
?P?等待清单
?P?任何相关清单(购物等)
?P?也许/将来有一天清单
?P?任务支援资料

追踪交办事项的进度
I thought I’d share one little GTD modification that I am trialling.

As a manager I often need to delegate tasks to my team members. Once those tasks are delegated, I track them in the “Waiting For” category on my Palm.But there is often a lag between when I note the need for the task and when it gets assigned. I want to make sure I don’t forget to assign.

I have created an additional category in my Palm ToDo List called “To
Assign”. I create new tasks before delegation into that category. When I
see the relevant person, I change the category to “Waiting For” and
reset the date.

This is an adaption of the Agendas note which I review when meeting
with my key people, but it allows a more dynamic movement across the lifecycle.

Interested if others do something similar, and what people think of this idea and its fit to GTD.
●twhsi
提供一个我现在处理PROJECT(又称为任务，泛指需要多步骤才能完成的事件)的方式

任务的种类可分为三种等级(在中文版GTD P.54-76)
1. 个人思考_跑道式-直线操作型 只要找出合适的下一步行动，一直向下做就可以完成。GTD说百分之八十的任务属于此类。
2. 个人思考_应用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特图 ) 事情较复杂，所以要藉助外部工具的协助才能规划得好，GTD说百分之十五的任务属于此类。
3. 团体思考-&&&自然计画模式型 信封会议模式。任务非常复杂或牵涉的人员很多，要使用开会或系统性思考才能规划地好，GTD说百分之五的任务属于此类。

目前我在PALM上的MEMO做任务规划的动作，首先先由SOMEDAY/MAY找到要规划的任务，并分三级将下面TEMPLE贴上去。
1. 个人思考_跑道式-直线操作型
–期望
–下一步行动

2. 个人思考_应用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特图 )
用这些外部工具，只是让你看清事务的全貌，重点在最后得到的结论，也就是你真正的期望为何?
–期望
–下一步行动

3. 团体思考-&&&自然计画模式型 信封会议模式
–界定目标及原则
–想像预期成果，厘清愿景及期望
–脑力激荡，构想发生(心灵地图)
–组织构想
–找出下一步行动

–参考资料

用MEMO列任务清单可以突破TO DO 15项分类的设定，又有FIND功能，剪贴上也很容易，在PALM DESKTOP即可完成。任务清单也变的一目了然。规划的部分则完全外包给其他程式。目前BONSAI专作参考资料及过去任务存档的脚色。

清理資料
STEP 1:
IS IT NECESSARY: I really need it.

A: Do I need this?
Yes - Go to B.
No - Go to STEP TWO.

B: Access: Does it need to be right at hand?

YES- Put it in the Keeper Box.
NO- Is there a reasonable alternative for access?
Yes, put a note in your PDA about how to get it. Go to step 3
No.
What’s the worst thing that can happen if I get rid of this?
?Big Consequences:
Put it in the Keeper Box.
?Little or No Consequences.
Are you willing to risk it?
Yes. Go to step 3
No. Put it in the SOMEDAY/MAYBE box.
_______________________________________________________
STEP 2.

DO I WANT THIS: I really LOVE having this around.

A- Would a picture of it bring me enough joy and peace that I could
part with this?
Yes. Go to Step 3.
No. Go to B.

B: It brings me so much joy and peace when I look at it or use it,
that I am willing to clean it.
Yes, go to C
No, Go to Step 3.

C: I have dejunked enough other “precious stuff ” that I can display
and enjoy this item.
Yes. Put it in the Keep box.
No. Go to D.

D-It would bring me enough joy and peace to give it to someone who
needs it more than I do, especially if I had a picture of it?
Yes. Go to step 3
No. Put it in the SOMETIME/MAYBE BOX
_______________________________________________________
STEP 3:

IS IT USEFUL ELSEWHERE: I will find new homes for this stuff.

Is it usable?
Yes: Put it in the Out Box
Is it recyclable?
Yes: Put it in the Recycle Box
If not useable or recyclable:
Put it in the Trash
_______________________________________________________
STEP 4:

NOW WHAT: I will take care of the trash can and boxes.

The Trash Can(s):
Take trash out to the outdoor Trash area to go on Trash day.
[If youhave family trash scavengers, see if a friend will put in
their trash can for you.]

The Out Box(es):
Give stuff to others or donate the stuff to the needy.
[Take it to family members, don't wait for them to get it.]

The Recycle Box(s): Take box(es) to Recycle center

Someday/Maybe Box(es)
Write today’s date on the box(es) and hide them. In your PDA
put a tickler note for 6 months or a year from now about where
the box(es) are. When that time comes repeat the above process
with the Someday/Maybe box(es).

The Keeper Box(s):
You need and want this stuff, so you must find permanent homes
for these things. As you decide, put the item away and record
the location in you PDA.

What if you can’t find a place?
Do you really need it or want it enough to get rid of
something else so it can have a place?

YES. Put the item away. Take alternate item to Step 3.
NO. Put it in the Someday/Maybe box.

不用 PDA 实现 GTD
Here are my suggestions:

1) Get that Workflow Diagram in front of you. Do not deviate from
it. If you don’t do this…nothing else much matters.

2) Get a 55 gallon STRONG garbage bag.

3) Get a stack of manilla file folders. I’ve never used a
labeler…I use a black Sharpie pen.

4) Install your Palm Desktop software…but forget about the PDA
itself.

You should be sitting there with a trash bag on one side, a stack of
file folders on one side, a nice fat sharpie pen, and a blank Palm
Desktop on your monitor.

Pick up that first piece of paper…follow the Workflow Diagram.
Pick up the second piece of paper…follow the Workflow Diagram.
…and on. And on. And on.

It might also help to have a pound of good coffee on hand.

I don’t know of any other way to do it…other than…doing it. You
should be able to get the job done by Monday morning.

[ Last edited by amethyst on 2003-11-23 at 16 ]

admin 学习方法学, 工作方式, 手持和移动智能系统, 提高个人效率的软件或服务, 提高做事效率, 时间管理, 自我检视和提升 GTD, Palm, PDA, 时间管理

GTD的思想虽然复杂，但不难理解；理论上存在一定疑点，但不难思考；系统上虽然庞杂，但不难建立。GTD最重要的问题全然不在这些地方，而在于对任何一个实用型知识来说的通用难点：落实和坚持。

经常听到朋友谈及GTD，总是面临着同样的问题，我无法坚持，我无法做到按照GTD的标准执行，我尝试GTD很长时间，但是依旧没有办法全面实施GTD。我给您一个建议：每天做所有的事情均查看ToDo List！坚持一周！

刚开始实施GTD时，常见的错误有两个：

1、To Do List清单不全，尤其是习惯性事件没有列出来。
比如每天早上跑步，这是每天都要做的，您是否写进List了？又或者，您决定看书，每天都会看，这一点您是否写进去了？据我所知，很多人并没有这样做，因为大家觉得这样没有什么必要，这已经成为一种习惯，我们一定会记得这件事情的，又不会遗忘，为什么要写进去呢？

2、做事时不去查看ToDo List
刚开始做GTD时，经常会出现这样的情况，坐在电脑前面看一点每天必看的页面，然后就是无限延伸的点击，或者是做任何头脑中突然闪现的事情，结果一天结束 之后发现，自己的To Do List并没有缩短，反而增长了不少。又或者晚上闲暇，随便拿起一本书，你知道可以从中获益，便开始阅读，不知不觉，一个晚上过去了，您也确实获益了，但 是这就是您追求的吗？时间管理并不是为了让你避免浪费时间，而是让您更加有效的利用时间！您可以去休闲，但是如果您希望做一些对自己有益的事情，您需要做 给自己带来最大收益的事情！

这两个看似不相关的问题，其实有一个共性：您在无意之间把To Do List当作了一个避免遗忘的提醒工具，却忽视了To Do List一个非常非常重要的作用：重要性区分。

我在重要性划分这个话题上认为，存在三种方式来区分重要性：按照GTD书中要求不区分重要性，当您看到List时自然会有选择；网上常见方法，在每个Action上区分重要性，最好每天先做重要事情；我自己的方式，在Project List上区分重要性，To Do List中只剩下重要的事情。不论选择哪一种方式，在查看To Do List时，它都给我们提供了一个非常重要的“重要性区分过程”，不论这个过程是在List形成前还是形成后。当您的头脑中想到了一件事情，立刻去做时，如果它是没有超过2分钟的，我持无所谓态度，但是一旦它消耗的时间较长，在没有检查ToDo List前就立刻去做，您很可能由于缺少了检查重要性的原因而做了一件非常不重要的事情，时间，就这样浪费掉了！

所以，我的建议是什么？把所有的事情，所有的，不论是常规的，还是您自然会做的，全部放入InBox，经过五个判断和实施的步骤，列入ToDo List，不论任何时候，您打算做一件事情时，都查看一下To Do List！

在这里，我发起号召！尝试这样去做，做一周！然后给我留言，大家一起交流一下感受！到时，我们重新讨论！

admin 学习方法学, 工作方式, 提高做事效率, 时间管理, 自我检视和提升 GTD, 时间管理

对于很多Projects或Actions来说，大块时间是必不可少的。我们需要一定的时间来进入学习、做事状态，需要沉下心来思考和写作，一旦这个过程被打断，再次进入状态就会消耗很多时间，甚至让我们的心情变得烦躁而无法正常执行任务。

但是，由于某些自小养成的习惯和误区，我们常常在规划时，无意之中犯下刻意“分割大块时间”的错误。

下面，让我们设想一下，比如您现在每天晚上回家时比较安静、比较适合抽出大块时间。而您现在手头有几个Projects是适合在这样的时刻完成的，如读书、锻炼身体、学英语、GTD Review、写文章、给家人打电话。

我们姑且认为，每天晚上我们没有其他事情需要去做，也没有其他的因素来干扰。同时，每天晚上的自主时间是7点到12点，五个小时。那么，设想一下，现在您来做时间安排，做计划，您会如何来做？

惯性的时间管理方式是，每天晚上，抽出半个小时的时间锻炼身体，可能学习到10点钟时，惯性上会感到困倦，所以这个安排到每天的10点。

英语学习比如说读英文小说，这个可以安排在7点到10点，然后，10点半锻炼身体后用半个小时的时间完成GTD Review。11点开始读书和写文章。另外，安排每周一三五或者更少的时间给家人、朋友打电话。

当然，可能您的计划会让时间更加“大块一点”，比如，锻炼身体不每天进行，而是每周三次等等。

可以说，这是我们习惯上的时间管理方式，也是常规的计划方式：把每件事情放到具体的时刻去完成！

但是，我们犯下了一个严重的错误！在无意之间，我们已经将大块的时间分割开了！

那么，应该如何规划时间？个人建议，每天关注一个大的Project，每天的大块时间只安排一件事情！（这也是做减法的一个重要方面！）

首先，是分析一下这些Projects：

• 英语和读书是需要消耗大量时间的Projects；
• 锻炼身体是需要定期坚持的，但可以拆分来做；
• GTD Review每天都需要做但是耗时很短；
• 写文章和给家人打电话都需要一定时间，但对精力集中程度要求相对较低。

针对这些特点，我做出以下安排：

1. 每天完成学英语和读书的其中之一。这是时间占用最多的部分。
2. 锻炼身体不确定每天进行，但每周保持至少三次。对于哪个时刻进行，不做具体规定。
3. GTD Review每天都要做，但不做具体时间安排，学英语或者读书累了就可以做这个。
4. 写文章和给家人打电话，不做每周哪一天的具体规定，但每周至少完成一次，放在某一天工作较累，学习状态不佳，或者学习太累不想继续时去做。

在GTD的日程表和任务中，我做出如下设置：

• 建立日程表约会，读书，设置二四循环。开始结束时间设置为19：00-24：00。
• 建立日程表约会，学习英语，设置一三五循环，开始结束时间设置为19：00-24：00。
• 建立任务，锻炼身体、写文章、给家人打电话，类别设置为@Home。这个类别，可以增加一个@常规或@EveryDay，看您个人习惯。（这个也可以设置日程表约会，每周一循环。）
• GTD Review设置任务，写清楚每天Review所需要做的事情为何。类别同上。
• 在具体操作时，如周二按计划是读书，但是更想学英语，就将二、三两天的计划互换。如果对于锻炼身体等Projects设置的是日程约会，若周一没有做，或者不想做，就将其挪动到周二，顺次下去。

这让我想起一个道理，人的习惯是很难改变的，很多时候，可能我们以为，自己觉得已经在按照新的方法去做，比如说GTD的方法来规划时间和做计划，但是，在很多具体做事的时候，在很多细节的方面，我们依旧是重复习惯中、曾经使用的方法和思路。这需要我们更多的思考和观察！

您在使用GTD的过程中发现了那些时间管理规划误区？欢迎提出！

———我结婚了！！！———

恩，最近没更新博客，不好意思，最近我在做什么？结婚登记……虽然还没有办仪式，不过已经是法定夫妻了，呵呵。最近在忙着婚纱照等等乱七八糟的事情，同时，年中了，我把自己上半年做的事情和手头的Projects重新整理了一下，做了很多重新思考和规划，最显著的成效是：砍掉了大量的Projects，“一年只做一件事”！做好减法，这是我最重要的心得！

admin 学习方法学, 工作方式, 提高做事效率, 时间管理, 自我检视和提升 时间管理

第一课 开篇介绍及Outlook设置

我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章，其中最为推荐的工具是Outlook，因为这个软件是最方便获得的，同时Outlook与手机，不论是诺基亚，还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的，在更换平台时也可以方便导入，因此强烈建议GTD初学者使用！

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想，但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来 mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取 用更多的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置：
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。
设置方法：
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默认。

之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“：

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选择直接copy数据文件的方式，将Outlook关 闭，在D盘下设置文件夹Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然 copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。

第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个 Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？ 我们使用“联系人”！因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列表”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects

再次，在文件夹“Projects”点击右键-属性，选择“Outlook通讯簿”页面，将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何，我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

最后一步，工具-选项，点击“联系人选项”，将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选！

3、Projects联系人内部设置：

选择Projects文件夹，如下图，选择视图-当前视图-按类别。

这时，可以看您方便，是否选择下一步骤，我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project，很多内容是不必要的，因此创建了一个针对 Projects文件夹的模板（下载地址），如何导入，由于我的电脑已经存在，无法试用，麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下，我再更改！下面是我自己设计的 窗体，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么样，哪位高手帮忙重新调整一下！万分感谢，大家可以做一个参考：

在这个联系人，后面成为Project List中，我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类，这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划（含MindManager模板）”文章，就是其中的几个大类，当然为了方便查找，您也可以进一步细分一下类别，一切看您方便！总的来说，这个List就是您回顾时使用的Project List，所以怎么习惯怎么用好了！

参考文章：[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons

好的，第一课Outlook设置就讲到这，第二讲，我们将真正开始Outlook GTD之旅！！

—————分割线—————

这篇文章，还有剩下的几篇，说实话我只是一次写成，没有做任何重读和修改，再次非常非常抱歉！主要是我最近工作实在太忙了！工作时间的八小时完全做不完，加班加点，回家了还要写总结、写规章制度等等，今天没有回项目，那需要远程遥控做很多事情，所以大家原谅吧！

第二课 Project及Actions设置

现在开始第二讲，我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版，虽然思想上没有太大的进步，但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的，当然，目前的方法依旧不是非常完善，或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦，欢迎大家多多提出您的意见和建议！

第二课主要讲Project和Actions的设置，前面的工作做好了，这一讲中的东西相对来说就简单很多，OK，不废话了，进入正题：

1、添加Project：

在Project联系人目录中（后称Project List）中添加联系人，如“与古道一起探讨GTD内容”，在联系人的姓或者名中添加都无所谓，把上面这个Copy进去即可，设置类别为“Project-休闲娱乐”。

2、Project分解

从个人思维习惯角度来说，我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解，之后再开始做事，当然很多朋友喜欢先做，然后再逐步展开思考，这个 看您个人习惯，千万记得：GTD只是时间管理工具而已，要符合您的习惯，绝非改变您的习惯！尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯！

所以，我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法，如“Google找到古道视野；查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章；阅读文章；查找古道的email；给古道发mail”等等。

当然，如果是较为复杂的Project，我还是比较喜欢使用思维导图做分解，毕竟文字显示看起来总不是非常方便，不过这个讲座不做思维导图方面的东西，以后再聊吧。

3、设置Actions

做好项目分解后，您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施，因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做，强烈建议，只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表，否则会带来很多麻烦！

现在这个Project比较简单，第一步可以实施的是，“Google找到古道视野”。

对于Actions，有朋友问我何时选择日程表，何时使用任务，理论上来说，必须当日完成的使用日程表，否则选择任务，但是在具体操作方面，个人感 觉，您会经过一定时间以后才会将两者划分开来，一般来说，刚开始时会大规模的使用任务，日程几乎不用；之后会转向另一个极端，几乎不用任务；最后，您才可 以很好的把握这个度，所以，说实话这个是无所谓的。

任务设置较为简单，本讲先说这个，下一讲将会详细论述如何设置“日程”！

添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”， 注意，下面的联系人对话框中的设置。点选联系人，弹出窗口中，展开联系人目录，选择Projects，下面会显示所有该目录下的联系人，记不记得前一课我 在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”，说这两个有必要添加上去，主要目的是为了索引？就是在这里用的!

在Outlook的联系人选择中，没有提供快捷选择的方式，如首字母拼音等，因此当Projects很多时，一个一个查找非常麻烦，只有“表示为” 排序会带来很多困难，这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同，对于本例来说，就是休闲娱乐，将单位设置成进一步缩小范围的内容，如 “交友”等，这样查找起来会方便一些！

最终，选择“确定”，此时回到Project List文件夹，打开“与古道一起探讨GTD内容”，点击“活动”，即可得到下图：

在这里，所有与该Project有关的活动均会有所体现！如果该任务已完成，会有对应的表示方式，非常方便您的回顾！

OK，本讲先说到这，下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式，要想使用方便，又与上述内容相结合，还是有点复杂的，独立一讲吧！不过一次设置以后，使用起来就好多了……

第三课 Outlook日程表设置

在Outlook 2007中，虽然对日程表有了一定的功能加强，但是按照GTD的思路，用地点划分，依旧存在一定的困难，查看起来很是麻烦，尤其是当日程很多时，同时，日程表中内容无法标注“已完成”，也给使用带来一些麻烦，具体如何操作，本讲将会详细论述！

1、添加日程

依旧使用上一讲的例子，这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。

之后，设置“地点”为@Online

注意：上面步骤中，一定要标注“全天事件”！

2、日程较少时的使用方式：

具体使用时，针对日程，主要查看两个位置：（1）Outlook首页：

这里，我就不抓图了，里面的东西太多，不太方便，在这里查看有一个很大的好处：

所有“全天事件”都会在最上面显示，有时间设置的“事件”在下面，已经过了时间的“日程”会显示为灰色（如现在12点，那么8点到9点的日程为灰 色），借用这样的特性，我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面，方便查看，一旦该日程完成，取消“全天事件”，即可在该页面中移动到下面灰 色部分中！因此，个人习惯，所有日程均设置为“全天事件”，对于必须在某个时刻去做的事情，做好提醒，这种就不在这里查看了！

（2）日程表：

在首页查看虽然可以标注出地点，但是毕竟排序是混乱的，有点麻烦，如果您的日程不多，在这里查看也是一个较好的方式，不过最好做一些颜色的设置，以求更加方便，同时可以做一些筛选，减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章：[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章，我就不重复写了。

使用方法与上述相同。

3、日程较多的设置方式：

如果您的日程内容较多，依旧按照上述方式查看就很麻烦了，比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件（当然还有一些“任务”需要查看……这就 是最近不更新古道视野的原因，555）。我们需要做一些变通才好，最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式，按照地点分类，同时最好可以标记已完成，就 可以不显示了。

打开日历，选择视图-当前视图-当前约会，这时系统会有一些默认的筛选，但是这种筛选并不能够满足我们的要求，因为所有重复任务会在其中出现，如“生日”等，这时我们需要做进一步的设置：

在日历列表空白处右键，筛选，选择SQL，将下面内容粘贴进去：（删除括号内内容）

“urn:schemas:calendar:dtstart” = ‘今天’ AND（开始时间等于“今天”且）
(”urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Home%’ OR （地点包含Home，我的地点设置为@Home）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%#2%’ OR （地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Office%’ OR （地点包含Office，对应地点为@Office）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Online%’ OR （地点包含Online，对应地点@Online）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Call%’ OR（地点包含Call，对应地点@Calls）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%外出%’ OR（地点包含外出，对应地点@外出）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%北京%’ OR（地点包含北京）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%项目%’ OR（地点包含项目，大家可以删除这两个）

“urn:schemas-microsoft-com ffice ffice#Keywords” LIKE ‘%生日%’) （地点包含生日，可删除）

AND “urn:schemas:calendar:alldayevent” = 1 （且，全天事件=是，即该事件为全天事件显示，非全天事件不显示）

这个系列的代码是与个人设置有关的，括号内内容为详细的解释，大家根据自己的情况做适当更改，另外，需要注意的是一旦您直接编辑了SQL，那么筛选中其他页面就无法打开，如果您不嫌麻烦，可以在前面一个一个进行设置。

这时，您会发现，“当前事件”的列表缩短了很多，这时，设置分组依据为“地点”。

但是应该注意：

此时，重复性事件是不会出现的，如生日！因为事件开始日期不在今天！

永远不要设置多天事件，即开始日期是1月1日，结束日期是1月3日，这样可能出现第一天显示，以后不显示的情况！

所以，在使用中：

首先查看该日历，优先完成#2min地点的Actions，之后查看一下Outlook首页，关注有没有重复的如提醒需要完成，这类事件一般挨着灰色事件的上面，这种任务一般不多，所以还算可以接受。同时在使用过程中，随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。

最后，在“当前事件”视图空白处右击，选择“字段选择器”，将“全天事件”添加在前面。

完成一项“事件”后，即可取消掉“全天”对号，即可隐藏。

这时，我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”，即可出现下图，注意该视图同样增加“全天事件”字段：

对于任务来说，已完成的会很容易看清楚，而对于日程来说，需要注意“全天事件”是否勾选，如果未勾选，则为已经完成，勾选，则为“未完成”。

OK，最为复杂的日程表设置已经讲完了，不知道是否讲得清楚，有什么问题，大家尽管到古道视野（http://www.GudaoVision.com/）给我留言，我会尽力解答！

下一讲，将会说一下日常操作方面的东西，会从GTD的角度来说，涉及计划、回顾等等方面，欢迎大家多多提出意见！

第四课 GTD应用流程

在GTD中有最为经典的五个步骤，收集、处理、计划、行动、回顾，本讲从GTD五步骤的角度，整体描述Outlook应用。

第一步：收集

收集步骤，我一般选择两种方式：

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式，有了新的想法立刻记录进去，具体实现方式见这篇文章：[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式。便签，是需要一天清理一次的！

第二种是直接在任务列表中设置InBox类别，直接添加任务，这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的，该列表一周清理一次。

第二步：处理

在处理步骤中，古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务，这一步骤在Outlook中的操作方式是：将所有打算去做的Projects列入“联 系人Project文件夹”中，即可获得Project List，前面也已经讲到，可以将这些Projects设置好类别，按照人生规划的几大类别设置，方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要 去做吗？真的需要立即去做吗？如果不是，建立一个Future类别，移动进去。

第三步：计划

这时就是计划步骤，如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做，如果较为简单，在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后，将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”，按前几讲设好。同时，建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色，意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起，每个均点选“活动”，如果哪一个Project没有一个活动，那么说明该Project应该被移动到 Future类别或删除，因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的，而没有一个Action说明该Project并为开始！当然，也需要注意，所有Actions是 否已经被完成，如果均已完成，那么应该标志在Project已完成，隐藏即可。

第四步：行动

行动中，参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意：如果您完成了一项Action，立即设置下一步骤的Actions！！千万记得！因为一旦忽略此点，在您做周回顾之前，这项Project将会是停滞的！

第五步：回顾

回顾工作是非常重要的，虽然这确确实实很难坚持，但是个人认为至少应该做到以下几点：

日回顾：清理Inbox，各个Inbox！回顾一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相关工作，每天大概10分钟即可。

周回顾：逐个查看Projects，是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做？

月回顾：我个人习惯使用思维导图，做一下全面的整理，尤其对应季度计划。

季度回顾：这个是个人习惯，并非GTD提到，因为我觉得三个月是一个非常好的时间段，做好计划和整理工作，对应全年规划做好安排！

年回顾：做好总结和计划等。

至此，古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成，下一讲将是一个常见问题FAQ，我会针对大家提出的问题不断完善！

这个系列的内容有很多并不完善，还希望大家一起讨论，共同进步！同时，文章写得比较匆忙，包含错误和问题还请大家原谅！

admin 学习方法学, 工作方式, 提高个人效率的软件或服务, 提高做事效率, 时间管理, 自我检视和提升 GTD, 时间管理

在前两年的时间里，我读完了大概300余本书，每一本都要做读书笔记， 可是当时的工作很忙，晚上还要加班，所以我只能依靠减少睡眠时间来增加阅读量。每天计算着不要超过4个半小时的睡眠，含午睡，坚持了很久一段时间，效果还 好。后来的一场连续4、5天39度多的感冒，几乎七天时间无法阅读任何一本书，让我认识到，靠熬身体来换取时间是多么不值得的一件事情，于是，我将注意力 转移到白天的时间有效利用上！本篇文章介绍的，是我如何利用GTD系统了解自己的时间消耗情况的方法。希望对您能够有所借鉴。

做好时间盘点，是时间管理的重要一步！时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间，如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚，又如何能够有效利用时间呢？下面，是每日时间利用情况的收集工作，为后续分析提供有效数据！

使用工具：Outlook 2007
Project时长：一周
每日消耗时长：少于30分钟

针对问题：无效时间消耗，日Review，规划，价值观

我使用Outlook作为GTD的To Do List工具，每个Action都会在Outlook中以“任务”或“约会”（即日程表）的形式体现出来。

1、当开始做某个Action时，打开Outlook的“任务”或“约会”，添加一个开始时间，以分为最小单位。在日历中参考下图，在任务中，直接填写到正文部分即可。

2、在完成该Action后，日历项目，设置结束时间。对于“任务”，将该任务项拖拽到左侧的“日历”栏中：

此时，会自动弹出一个新建“约会项目”，设置开始结束时间即可！

3、在每天的日Review中，我们需要查看的部分就是Outlook的当天“日历”，体察自己到底给各项Action分配了多少时间！同时这可以增强我们对Actions预估时间的能力。

虽然不是本篇需要讲的东西，但是顺便提一下，以后在“古道的GTD 2.0”中“日Review”工作重点就看上面这个界面，非常清晰的显示出当天完成哪些Actions！ （这中间，我使用了不同颜色来体现标签，您使用了那些Outlook技巧？明天，我将更新新的Outlook技巧文章：“善用底色”）

以我个人的总结来看，“网上闲逛”、“无所事事”和“GTD系统外Project”是最大的“时间消耗钉子户”！您的“钉子户”隐藏在哪里呢？

另：这是一种时间统计方式，建议坚持一周，可以用这个数据分析出很多东西，比如您将时间分配给不同重要程度的Project各有多少？分配给家人、事业、生活的时间各有多少？将这些内容与您的价值观相对比，就可以领悟到更多的东西！

关键词链接使用方法：在文章前面有一个“针对问题”项，后面有一些关键词的链接，它们将指向本博客对应的Tag页面，可以直接反映出该文章可以回答哪些其他文章提出的问题，可以系统反映出整个GTD系统的功效，欢迎大家尝试指正！

Tags: Action时间统计, GTD 2.0, GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, GTD实施, GTD疑点和思考, Outlook, 无效时间消耗，日Review，规划，价值观, 时间消耗分析, 时间消耗钉子户

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admin 工作方式, 提高个人效率的软件或服务, 提高做事效率, 时间管理, 自我检视和提升 GTD, 时间管理

这篇应该算作时间管理的文章，但是个人更倾向于“管理者的时间管理”内容，之前写过这个方面的一篇文章，今天突然想到，碰巧有点时间，再写一篇吧，不过时间有些紧，可能不会有太多修改的时间。

在管理者的日常时间消耗上，存在很多的方面，也有很多种分类方式，本文我们选择一种简单的分类方式：日常工作和长远规划项目。

日常工作：可以被认为是短期任务，这类任务如果按照四象限法则来划分，大多应该属于不重要而紧急，甚至是不重要也不紧急的，但是随着时间的推移，它们往往转变为重要而紧急的任务，当然，应该说这类任务在没有被认真分析之前，大多被人认为是“紧急”的！

长期规划项目：这类项目是管理者可以发挥其自身能量的重要部分，很多工作必须按此方向去做才能够取得长远的成果。

但是，当我们真的身处忙碌之中时，往往很难分清两者之间的区别。从我管理现在这个部分的工作，已经大概9个月的时间了，在这段时间里，个人自信完成 了其他人可能需要消耗2、3年才能完成的工作，长期规划项目也已经进展大半，仅剩余部分收尾工作正在进行中。但恰恰在这样的时刻，大家的精神有所放松，长 期规划项目有暂缓的情况出现。

最近两个月，手头的事情实在太多，太杂，基本上每个工作说起来都很简单，但是真的要做，每一个project都要消耗半天、一天，最少也要2、3个小时，之前我有点想法就是用一段时间理顺一下手头工作，暂时将长期规划项缓步推进，处理完日常内容之后再来处理长期项目。

但事实上，很简单的结果：手头工作永远没完！长期项目工作停滞！

因此，个人得出在时间管理上的结论：

1、消耗时间较长的Projects可以暂时搁置：因为我们的时间精力有限，不可能同时做几个稍大的projects，而且同时来做效果也未必好。 就像我不可能同时开展两个方面的主题阅读，这只会取得糟糕的效果，而且拖长两个projects的时间消耗，最终可能只能是不了了之。

2、虽然某些projects可以被搁置，但是要随时保证至少有一个稍大的project在进行中：其实个人认为随时确保进展的project应该 至少大于3个，这是我们可以承受的忙碌，虽然很有些累，但是确确实实可以承受。一旦我们将所有长期project全部搁置，告诉自己，我要用一周的时间完 成手头所有零散的projects，之后再处理大型的projects，我想说的是：结果只能是，零散任务并没有完成，长期任务也被搁置！

最近和几个企业老板聊天，他们大多身处传统行业，这个行业中的企业积累时期较长，甚至一年几百万、几千万的销售额也只是保持着初级阶段，因为大型企 业的技术壁垒、品牌壁垒、市场壁垒已经在那里，很难打破，他们在愁很多工作没有办法开展。但是，他们提到的一个东西引起我的警觉：我们不是不想做管理，不 是不想用自己的思路和企业文化来要求员工，不是不想做很多事情，但是，现在我没有办法做，我现在要做的是生存，是吃饱饭，然后才是温饱问题！

我没有经历过这样痛苦的阶段，也没有坐上他们的位置，所以我可能永远没有办法真正体会到他们的难处和痛苦，更加无法确定自己的思路幼稚。但是我对他 们的建议只有一个：虽然现在很多project无法推进，但是是否尝试着将project分解一下，分解成小的actions，然后尝试的做一些 actions，不需要太复杂，现在所需要做的只是埋下种子，同时，确保这个长远project在推进中，仅此而已！

我不是说建议他们现在就去搞大规模的员工培训，也不是现在就去做大规模的企业宣传，更加不是现在就搞轰轰烈烈的企业文化建设，而是做一些“小事”， 很小很小的事：身为总经理，你希望要怎样的企业文化（我深信一家企业的文化印着很深的企业创始人的印记），你需要如何做到以身作则，你在日常工作中应该如 何去做？只要这一点点——如果您希望改变企业文化的话。我需要培养怎样的客户群，谁是企业长远的客户，我现在是否能够比过去做得更多一点？哪怕只有一点 点！公司要依靠人管理？制度管理？原则管理？那些东西是我们现在就应该着手完善的？哪些是现在就可以立刻去做的？哪怕只有一点点！

我不喜欢做“大事”，尤其现在在我本职岗位上，因为我发现大家都喜欢做大事，都喜欢做得轰轰烈烈，好像不搞得全公司那个人安宁了，他就没有尽到责任一般！这只能是在浪费公司员工最宝贵的资源：时间和精力！

我不喜欢控制，划出一条确切的线，让下属，让其他人去走，我相信只要提供了合适的规则，提供了合适的环境，企业文化、公司氛围、员工自主性会自动产生！

我不喜欢暂时搁置，虽然我必须如此，但是我知道这些被搁置的projects只是暂时的，绝不是永远！如果是永远，不如现在就删掉！如果5年后我需 要做一个project，我可能不会立刻投入大量精力去思考和研究，但是我至少要确保现在我的TO Do List里面包含至少一项这个project所下属的Actions分支！因为，我知道，我现在就要去做，如果我现在不做，可能五年、十年以后都永远不可 能去做！

admin 工作方式, 提高做事效率, 时间管理, 自我检视和提升 GTD, 时间管理

Without PDA:
清理资料 | 不用 PDA 实现 GTD
学习进度管理 by gasolin

关于学习进度管理，我较常使用下面的工具：

Todo基本设定
基本上我都依照GTD作者David Allen网站上最新的分类。

关于学习进度应用，若是学生的话不妨将David Allen分类中的@Office作为放学习进度的地方(学生的工作就是念书@_@)，用outliner管理关于学习进度的项目都连结到这。若是一般族 群就照学习的动机来分类，例如不看会被fire的归入到@Office，床头或厕所书等归到@Somedays/maybe或@Home，电子书归到 @Computer，pda电子书归到@anywhere。不过个人建议床头或厕所书等不看重的书籍，要管理的话在outliner中完成即可。

内设”project”这项分类，用来存需要多步骤的项目，我只将本项目当作发射台，将专案名称和结止日填上，并在note中提醒自己详细内容放在哪个outliner中。

Datebook设定
学校或补习班预定的复习进度,考试等固定时间的事项直接输入Datebook中

Student
以课程分类管理学习进度来单独使用，算是相当适合学生的软体，学生可以用来搭配todo，datebook实现GTD，相当不错。

Projects
http://www.sourceforge.net/projects/projects4palmos
类似加强型todo，可以非常清楚地用来管理进度，但没有link todo的功能，目前只能单纯汇出到todo，跟students类似，与Todo的整合度比起progect并不高, 所以这是我不再用它们管理学习进度的原因。

Progect
http://www.sourceforge.net/projects/progect
目前使用最多的软体, 利用 Menu/Options/Preferences(/R) 的 Hide done tasks, flat filter 检视, 和 Menu/Tree/Expand all(/E) 指令可以完全取代projects 的功能，最棒是选择 action 类型时，todo link 可以做到完整的双向连结，不管在哪边勾取完成，修改 priority 或分类，另一边也会跟着改变。用 progect 的好处是可以超前划订进度，只将最近可做好的(或每次 Review 期间内的)项目 link 到 todo，这样就不会看到 todo 里一堆待办，为了该读哪些着慌。也可以按最右上角的图示切换到 flat 检视, 有连结的项目前会有个”L”图示

计页数的阅读进度也可以选 numeric 类型作为书签使用，但无法 link 到 todo 了。     若章节的内容很多, 无法在一天内读完, 也可以用”章节+页数”的方式记录下学习轨迹.

搭配MegaWiki 还可以连结到其他程式，例如连结回 TODO, MEMO。

虽然 progect 也有桌面程式 PDesk，但我觉得在待办事项的应用上使用桌面程式当然没有用零碎时间在 palm 上改方便。#用 acer s系列，sony NX, PTT 等机子的还可以连结到 voice record 程式。

#如果是要确认是不是该念的书都念了, 简单的做法就是在To Do Plus中, 把每天要读的书目列出来, 并设定每日(依需要)重覆发生. 而每天念完时就回到Project管理中, 把达到的进度设上. (不知道Bonsai是否可以用进度方式管理, 如完成的百分比, 或是几分之几等等, 在Progect里是可以这样设, 我甚至于用Progect当书签, 例如”目前页数/总页数”的方式, 就可以知道看了多少, 还有多少了) To Do list就当成一个check list来用. 把所有和读书有关的全放在一个类别里, 这样就可以一目了然了.

定期检讨 by Palmomic
Day Reviewer: Datebook (如 DateBK 5)
Week Reviewer: Outliner (如 Bonsai)
Voice Reviewer: Voice Memo，适合无法输入时将重要点子或待办事项立即输入用，如开车。
●GTD by DateBK5 & Bonsai:
1) 当已经择定日期或重复事件或截止时间在一周内者，直接输入 DateBK5。
2) 其余的事件经过处理后，把不必要的丢掉之外，其余均输入 Bonsai。
3) 尽量不要让 DateBK5 充满各式各样事件，这样会被吓跑，万一没作，
就会很没力。其余利用 Outliner 因为可以将 GTD 的类别通通涵盖。review 时避免使用过多软体，这样不是很累就是到时候就忘记要 review。
4) 设定每周五晚上 review Bonsai 中的事件，如可以择定日期者或是决定
要作时，利用 Bonsai 的 link todo 功能，转到 Todo，然后由 DateBk
Include 进来即可。
5) 在 Bonsai 中设定几个类别，如：

0_7 Habits
1_Next Actions
1_Project
1_Reference
1_Someday
1_Waiting for
Impulse Shopping
Repeat Events
Unfiled

6 类别说明：

a. 之所以类别前加上数字，只要是让他再分类一次，也比较容易记得这是根据哪本书来的，以后也比较容易记得回头看一下这些书。
b. 0_7 habits：这里面是我根据下列几本书，所设定的一些Mission statement, governing value, role, sharpen the saw…. 基本上设定是六个月 Review 一次，基本上跟 GTD 一书中
3 万尺 (含) 以上的目标。
a) The 7 Habits of Highly Effective People (中文版为“与成功有约”)
b) First Things First (中文版为“与时间有约”)
c) What Matters Most (中文版为 ???)
以上三本都是 Franklin Covey Co. 出品，相当有名也。由这些书籍，可以思考哪些事件是重要的，哪些不重要，这样才不会被palm 的 alarm 功能搞的什么事情都变成紧急或是记下来的事情一大堆，没作的也是一堆，效率没有加速，反而挫折感倍增。例如“时间管理”是我设定的学习项目，因此有关时间 管理方面的东西或花费我都比较舍得，post 的一些文章 (包括 DateBK) 也都与时间管理有关，所以这几天看到有人贴这方面的文章，立刻列入 Next Action，有空档就贴出一下大家交流交流，加速学习。

c. 1_*** 就是 GTD 中将垃圾事件处理后，加以组织分类而成，在每一个类别中，我再利用 Bonsai 的档案加以分类，分类原则不见得要依地点，有时会依事件而分，不过分类时特别注意档名不可重复，且将来使用 Bonsai Desktop 时要容易读取档案，因此每一个档案前，都加上一个类别的英文字母，如 N-Home, N-Office,N-Others, P-Home, R-Home, S-Home, W-Home ,,,,,

d. Impulse Shopping 这是放看到不错的东西，很想买，但是根本没考虑清楚者，先放着，避免不必要的冲动性购物，利用这种方式，我的 Palm Vx 足足跟了我三年，其间 Clie N760, Clie T650, Acer S10, Acer S60 都曾经被我写在 Impulse Shopping list，每一次想败家，我就写下一些条件，没有达到条件者，就是不买，S60 还几度差点买下去，直到去年十一月，杀出一个 TT，也就这样 Vx 苦撑了 3 年。这个 list 放到这边，主要是我将某一个按键设定为 Bonsai 的缘故，而我又不太想拉出 TT 的手写区的缘故，真正购物时，我另用其他工具软体。

e. 在这些类别中的第一个档案，通常我会写一些该书学到的技巧或观念，这样可以提醒自己书上的内容。

f. 在 Next Action 中，我还增加一个 Review Voice Memo，提醒自己要去review Voice Memo。当然紧急的 Voice Memo 早就写到 Datebk 去了。

g. 另外分不分类要看你的事件多寡，因为分类前还需要思考一下要归到哪一类，这样有时会变的麻烦而没有效率，我想该书重点应该是放在记事本的缘故，使用 PDA要整理或 review 都比传统的记事本快多了，因此也不见得要如此分类。重点是将一些想到的事件写到一个软体去，然后定期去 review 这些事件，这个习惯比较难。

●软体
当然最希望 DateBK 以后能够直接 launch 各种工具软体，更希望有一个 Outliner 可以跟 DateBK 良好的结合，包括 DateBK 未完成事件转成 Outliner的 item
●结论：
书上写的容易，做起来困难。困难不是来自软体也不是来自个人，而是来自事件本身，当事件牵扯到团队时，那就看团队中大家的时间观念了，例如这几年 来，上班一直很有条理，做事蛮有效率，五点前早已完成公事，却被说成成天没事干，也从不加班，我真是给他昏倒，工作毫无目标、毫无顺序、毫无头绪者，叫做 忙。加班者 (我是指不是真正加班者)，不过就是在那边耗时间，等老板下班，不是上网就是聊天，这年头讲苦劳不讲功劳者，还真是不少。这几年把 Palm 夹在皮带，上班从不带公事包，却被人说“真混，上班都不带公事包”，什么时代了，上班要的东西都在 palm 里面，作不完的不是在 palm 也是寄回家了，
带公事包来作什么我实在不懂。

所以啦！如果各位的工作是自己能够控制的范围，那就要一定要尽量利用 palm 作最有效率的时间管理，如果各位的工作是无法由你自己掌控者 (例如团队合作)，那就不要太勉强别人，硬是勉强， 除了破坏人际外，什么也无法完成。
WEEKLY REVIEW by twhsi
感谢大家的讨论，已经将如何建立个人工作管理系统说的很清楚，但我自己却一直被书中提到的WEEKLY REVIEW如何作感到苦恼，所以我又整理中英文版书中的概念，写了一份心得，希望入门者得以藉此参考WEEKLY REVIEW的做法，高手们也可以分享一下你们的经验。以下为正文。
GTD WEEKLY REVIEW心得
BY twhsi (EMAIL: yunghsichang@yahoo.com.tw)

WEEKLY REVIEW的目的
GTD的目的在完成一套个人工作流程管理系统，但系统需要维护，所以
就产生所谓review的工作。Weekly Review又是其中最关键的一项。

1. 愿景
?P?希望藉着GTD及WEEKLY REVIEW让每天工作充满活力及创造力
2.Q & A
a. 何谓REVIEW且为何要review
review就是修正你的个人工作流程管理系统
review的目的不在松弛，而是让自己正确决定出现在进行的工作是最该作的事。而其他目前无法进行的事也已经有完善的规划。个人工作流程管理系统并非静态，你必须随时处理以下两件事
(1)何时要作review?，(2)要review哪些东西?，并作好定期review的工作，才算真正review系统。

b.何时要作review呢
检讨工作其实是在某一清单或行事历这里两秒那里三秒的总累积，只要你拥有”清单”你可以在随处办公，所以review的工作可以随时随地进行。

c.要review哪些东西呢
1. 行事历:这是最常要检讨的项目。
2. 下一步清单:建立完整个人工作流程管理系统后，你自然就拥有一份可靠的清单，可供review，但要注意清单的形式(纸张，PDA等)必须是可以随时取得的，你才可以随时随地进行review。

d.定期review
定期review可以决策行动及管理任务，并造成脑力激荡的效果。每周利用一些时间思考，评估及重整系统，任务清单及行事历的内容就会越接近现实，你也就越能释放心灵压力。而维持个人工作流程管理系统运作的关键在于weekly review。

e.何谓WEEKLY REVIEW
就是要重新清空你的脑袋，藉由Collect, Process, Organize,和Review 你所有未完成事项 (这四个动作就是更新你的个人工作流程管理系统)，持续作到你对自己说’我完全知道我所有还没有完成的事了，如果我有时间且我决定要去作某一件事了，我就 能完成。’，这时你已完成一次完整的weekly review。

f.作WEEKLY REVIEW的正确地点和时间
地点:远离人群互动的办公室
时间:每周固定的两小时(我选在会议最多那天的隔日)

g.WEEKLY REVIEW基本工作
?P?COLLECT & process All “STUFF”
?P?Review Your system
?P?Update your list

h.何谓个人工作流程管理系统
?P?就是我们利用GTD流程产生的个人工作管理系统，产生的结果包含各种清单(下一步行动`,任务`,等待回音`,也许/将来有一天)及行事历。

3.WEEKLY REVIEW实务练习，以下为Step by step的动作

A. 将所有stuff放入收件匣，处理并组织所有的STUFF。STUFF包含以下项目
1. 散落的纸片:记事小纸片或即可贴, 名片, 收据,
2. 笔记本资料
3. 日记型式资料:日记, 会议记录, 随手抄录的笔记.

B. 行事历整理
1. 检讨之前的行事历
2. 检讨未来的行事历

C. 清空你的脑袋
写下所有你想的到的清单(下一步行动，任务 ，等待回音，也许/将来有一天 )，将脑中所有新的想法都纳到GTD系统中。

D. Review清单，检查所有清单并作整理及调整，清单包含如下，
?P?任务清单
?P?下一步行动清单
?P?等待清单
?P?任何相关清单(购物等)
?P?也许/将来有一天清单
?P?任务支援资料
追踪交办事项的进度
I thought I’d share one little GTD modification that I am trialling.

As a manager I often need to delegate tasks to my team members. Once those tasks are delegated, I track them in the “Waiting For” category on my Palm.But there is often a lag between when I note the need for the task and when it gets assigned. I want to make sure I don’t forget to assign.

I have created an additional category in my Palm ToDo List called “To
Assign”. I create new tasks before delegation into that category. When I
see the relevant person, I change the category to “Waiting For” and
reset the date.

This is an adaption of the Agendas note which I review when meeting
with my key people, but it allows a more dynamic movement across the lifecycle.

Interested if others do something similar, and what people think of this idea and its fit to GTD.
●twhsi
提供一个我现在处理PROJECT(又称为任务，泛指需要多步骤才能完成的事件)的方式

任务的种类可分为三种等级(在中文版GTD P.54-76)
1. 个人思考_跑道式-直线操作型 只要找出合适的下一步行动，一直向下做就可以完成。GTD说百分之八十的任务属于此类。
2. 个人思考_应用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特图 ) 事情较复杂，所以要藉助外部工具的协助才能规划得好，GTD说百分之十五的任务属于此类。
3. 团体思考-&&&自然计画模式型 信封会议模式。任务非常复杂或牵涉的人员很多，要使用开会或系统性思考才能规划地好，GTD说百分之五的任务属于此类。

目前我在PALM上的MEMO做任务规划的动作，首先先由SOMEDAY/MAY找到要规划的任务，并分三级将下面TEMPLE贴上去。
1. 个人思考_跑道式-直线操作型
–期望
–下一步行动

2. 个人思考_应用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特图 )
用这些外部工具，只是让你看清事务的全貌，重点在最后得到的结论，也就是你真正的期望为何?
–期望
–下一步行动

3. 团体思考-&&&自然计画模式型 信封会议模式
–界定目标及原则
–想像预期成果，厘清愿景及期望
–脑力激荡，构想发生(心灵地图)
–组织构想
–找出下一步行动

–参考资料

用MEMO列任务清单可以突破TO DO 15项分类的设定，又有FIND功能，剪贴上也很容易，在PALM DESKTOP即可完成。任务清单也变的一目了然。规划的部分则完全外包给其他程式。目前BONSAI专作参考资料及过去任务存档的脚色。

清理資料
STEP 1:
IS IT NECESSARY: I really need it.

A: Do I need this?
Yes - Go to B.
No - Go to STEP TWO.

B: Access: Does it need to be right at hand?

YES- Put it in the Keeper Box.
NO- Is there a reasonable alternative for access?
Yes, put a note in your PDA about how to get it. Go to step 3
No.
What’s the worst thing that can happen if I get rid of this?
?Big Consequences:
Put it in the Keeper Box.
?Little or No Consequences.
Are you willing to risk it?
Yes. Go to step 3
No. Put it in the SOMEDAY/MAYBE box.
_______________________________________________________
STEP 2.

DO I WANT THIS: I really LOVE having this around.

A- Would a picture of it bring me enough joy and peace that I could
part with this?
Yes. Go to Step 3.
No. Go to B.

B: It brings me so much joy and peace when I look at it or use it,
that I am willing to clean it.
Yes, go to C
No, Go to Step 3.

C: I have dejunked enough other “precious stuff ” that I can display
and enjoy this item.
Yes. Put it in the Keep box.
No. Go to D.

D-It would bring me enough joy and peace to give it to someone who
needs it more than I do, especially if I had a picture of it?
Yes. Go to step 3
No. Put it in the SOMETIME/MAYBE BOX
_______________________________________________________
STEP 3:

IS IT USEFUL ELSEWHERE: I will find new homes for this stuff.

Is it usable?
Yes: Put it in the Out Box
Is it recyclable?
Yes: Put it in the Recycle Box
If not useable or recyclable:
Put it in the Trash
_______________________________________________________
STEP 4:

NOW WHAT: I will take care of the trash can and boxes.

The Trash Can(s):
Take trash out to the outdoor Trash area to go on Trash day.
[If youhave family trash scavengers, see if a friend will put in
their trash can for you.]

The Out Box(es):
Give stuff to others or donate the stuff to the needy.
[Take it to family members, don't wait for them to get it.]

The Recycle Box(s): Take box(es) to Recycle center

Someday/Maybe Box(es)
Write today’s date on the box(es) and hide them. In your PDA
put a tickler note for 6 months or a year from now about where
the box(es) are. When that time comes repeat the above process
with the Someday/Maybe box(es).

The Keeper Box(s):
You need and want this stuff, so you must find permanent homes
for these things. As you decide, put the item away and record
the location in you PDA.

What if you can’t find a place?
Do you really need it or want it enough to get rid of
something else so it can have a place?

YES. Put the item away. Take alternate item to Step 3.
NO. Put it in the Someday/Maybe box.

不用 PDA 实现 GTD
Here are my suggestions:

1) Get that Workflow Diagram in front of you. Do not deviate from
it. If you don’t do this…nothing else much matters.

2) Get a 55 gallon STRONG garbage bag.

3) Get a stack of manilla file folders. I’ve never used a
labeler…I use a black Sharpie pen.

4) Install your Palm Desktop software…but forget about the PDA
itself.

You should be sitting there with a trash bag on one side, a stack of
file folders on one side, a nice fat sharpie pen, and a blank Palm
Desktop on your monitor.

Pick up that first piece of paper…follow the Workflow Diagram.
Pick up the second piece of paper…follow the Workflow Diagram.
…and on. And on. And on.

It might also help to have a pound of good coffee on hand.

I don’t know of any other way to do it…other than…doing it. You
should be able to get the job done by Monday morning.

[ Last edited by amethyst on 2003-11-23 at 16 ]

回家, 铁道游击队的干活

amethyst

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#8发表于 2003-11-23 16:01   资料 文集 短消息
参考

GTD网站
http://www.davidco.com
GTD的作者的网站, 有文章和news mail，可以去订，很不错
GtD_Palm yahoo讨论区
http://groups.yahoo.com/group/GtD_Palm/
Project management in your pocket
http://www.palmpowerenterprise.c … 07/workflow001.html
Beginners GTD Guide (with LifeBalance)
http://www.llamagraphics.com/bin … &viewmode=all#1
PalmGear.H.Q
http://www.palmgear.com
可以在上面找到大部份被讨论到的软体
Palmislife讨论区
http://www.palmislife.com
原文书与中文书第七章的大纲对照
1. The Basic Categories
1.1 The importance of hard edges
1.2 All you really need is lists and folders
2. Organizaing Action Reminders
2.1 The Actions That go on your calendar (1. 行事历是常客)
2.2 Organizaing As-Soon-As-Possible Actions by Context
2.3 The most common categories of action reminders
2.3.1 Calls (电话联络)
2.3.2 At Computer (电脑任务)
2.3.3 Errands (杂物)
2.3.4 Office Actions/At office (办公室行动)
2.3.5 At home (家里)
2.3.6 Agendas (议程)
2.3.7 Read/Review (阅读/检视)
2.4 Organizing “Waiting for” (2. 等候回音)
2.5 Using the original item as its own action reminder
2.5.1 Managing Paper-based workflow (纸张管理)
2.5.2 Managing E-mail-Based Workflow (电子邮件管理)
2.5.2.1 Getting E-mail “In” to Empty (2.1 清空邮件信箱的“收件匣”
2.5.3 A Caution about dispersing Reminders of Your Actions
3. Organizing Project Reminders (2.2组织任务提示)
3.1 The “Project” Lists (s)
3.1.1 One List, or Subdivided?
3.1.2 Some common ways to subsort projects
3.1.2.1 Personal/Professional (私人/工作上的任务)
3.1.2.2 Delegated Projects (委派出去的任务)
3.1.2.3 Specific types of projects (特定形式的任务)
3.1.3 What about subprojects?
3.2 Project Support Materials
3.2.1 Organizing Ad Hoc Project Thinking
3.2.1.1 Attached Notes (加注笔记)
3.2.1.2 E-mail and Databases (电子邮件与资料库)
3.2.1.3 Paper-Based Files (纸张式档案)
3.2.1.4 Pages in Notebooks (活页纸笔记本)
4. Organizing Nonactionable Data
4.1 Reference Materials
4.1.1 The Variety of Reference Systems
4.1.1.1 General-Reference Filing (一般参考资料归档-纸张和电子邮件)
4.1.1.2 Large-Category filing (巨量资讯的存档)
4.1.1.3 Rolodexes and Contact Managers (通讯录及联络管理软体)
4.1.1.4 Libraries and Archives: Personalized Levels (图书馆及历史资料)
4.2 Someday/Maybe
4.2.1 Someday/Maybe list (“也许/将来某一天”清单)
4.2.2 Special Categories of “Someday/Maybe”
4.2.3 The Danger of “Hold and Review” Files and Piles
4.2.4 Using the Calendar for Future Options (行事历记载未来的选择)
4.2.5 The tickler file (3. 备忘录追踪任务)
4.2.5.1 Triggers for Activating Projects (启动标示新任务)
4.2.5.2 Enents you Might Want to Participate In (可能会想参加的活动)
4.2.5.3 Decision Catalysts (决策触媒)
4.2.5.4 说明：这一段先讲后面启动标示新任务，然后最后才讲 3. 备忘录追踪任务)
5. Checklists: Creative Reminder (这一段没翻译)
5.1 First, Clarify Inherent Projects and Actions
5.2 Blueprinting key areas of work and responsibility
5.2.1 The more novel the situation, the more control is required
5.3 Checklists at all levels
THE SEVEN HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE by Stephen R. Covey
,原来就是Franklin Covey公司的创办者，这个公司一直在卖他自己的时间管理软件和palm，也见到过它的用户在datebk还是agendus的用户论坛里的提问，难怪，这本书确实精彩。
关于它的背景可以看看http://www.northeast.com.cn/cjnews/200210160342.htm

高效人群的七种习惯
着重介绍个人管理。这本书虽然已经出版了十多年之久，并已达到了上千万的销量，但时至今日仍然是图书市场上的宠儿。有趣的是，虽然数以千万计的人购买了 它，但人们的平均工作效率似乎并没有比十年前有所提高。本书作者史蒂芬·柯维却因此名声大振，他的私人公司富兰克林·柯维（Fanklin Covey）在2001年的销售额高达5亿2000万美元。

GTD牵涉时间管理的技术，习惯，而这本书谈的是更加基本的东西，非常值得一读。
you can try this first
http://www.franklincovey.com/missionbuilder/index.html

and there are some articles in
http://www.franklincovey.com/foryou/articles/index.html

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