有「名片管理大师」之称的杨舜仁建立了一套「名片E化法」，让不擅交际应酬的人都能简易上手而交情满天下，杨舜仁自己也靠着这套方法，迈向创业的路途。

舜仁，我姓许，在NOKIA工作，你还记得我吗？善于名片管理的杨舜仁经常接到这种「猜猜我是谁的电话」，只见杨舜仁侧头用肩膀夹着话筒，双手飞快地在计算机里输入「NOKIA」、「许」、「男生」几个关键词后，立即响应说：「立明兄，距离上次见面大概有八个多月了吧，谢谢当时你抽空来听我演讲，最近好吗？」不用多想，电话那头的「立明兄」肯定是一副瞠目结舌的表情，而这就是杨舜仁最擅长的本事。

「自从踏入职场后，开始有整理名片的习惯，现在一万六千多张名片，都已分门别类地输入计算机里。」杨舜仁左手一指，果然有好几大盒名片堆在书架上。

二○○一年六月，当时在新浪网担任策略发展部总监的杨舜仁，见到网络泡沫化，前景堪忧，于是考虑换跑道，决定离职先休息一阵子，他发了三千多封电子邮件，告知众亲友辞职的原因，同时感谢大家多年照顾，没想到陆续收到三百多封回信，其中包括十六个全职和兼职的工作机会。

电子邮件无远弗届／用名片经营交情很 easy

「这是我人生的一个转折点。」杨舜仁说自己不过很「鸡婆」地发了一封信，居然有这么多的响应，个性本就很四海的他，发觉原来朋友交情，是可以靠科技工具缩短距离的。「如果当时是一通通拨电话，可能打不到十通就停了。」于是他开始进行名片E化的研究，有系统地将名片输入计算机中，同时从推荐的十六个工作机会里，选择一份赴中小企业讲演网际网络应用的兼职工作。

三年来，杨舜仁越讲越有心得，还将研究的「名片管理法」编辑成一套教材，包括震旦行、明基计算机、中国信托等一百多家知名企业，都曾邀他前来授课，从南到北总共进行了四百多场演说。今年九月，杨舜仁决定自行创业，建立了一个团队，专门替企业增进横向联系管理，以及解决员工效率不彰的问题。

「握有一堆名片，并不表示拥有一把人脉；人脉若不管理，会因时间而变质，但妥善管理后，便能产生坚牢的交情。」杨舜仁边说边打了一封信，开头写着「嗨！我是舜仁，好久不见啦，最近过的好不好？」写完这篇「全民通用」的信件后，杨舜仁输入「纽约大学校友会」等关键词，出现了成串的符合名单，接着鼠标一点，四百多封电子邮件瞬时传了出去，「每隔两个月，我会和不同圈子的朋友E-Mail联系，保持热度。」

仔细记录连络人／交情平台需一点一滴建立

至于利用这套方式与朋友建立交情，是否有用？从杨舜仁几乎不停地接电话，便可一窥其效用，「我已经成了朋友间的信息交流中心了。」果不其然，一会儿朋友来电询问台中有没有修笔记型计算机的高手，一下子又来电说想去上海自助旅行，询问有没有熟人，只见杨舜仁不慌不忙的猛敲键盘，各项讯息也从指尖源源而出。

「若人脉用存折的概念，恐将过于死版，由于科技信息的发达，应该要建立『交情平台』的概念。」杨舜仁三句话不离本行，又再度说起名片需要E化的重要性。「现代人逢年过节寄贺卡好像越来越少了，因为太没时效性。」现在大家流行发手机简讯，其实这些都可以和名片E化进行结合，达到事半功倍的效果。

「现在开始整理你手边的名片，绝不会太迟。」杨舜仁说他有今天的成果也是一点一滴建立出来的。「其实工具就在你我身边，只要会用MS Outlook，就能立即进入状况。」杨舜仁耐心地解释说，每天换到的名片要立即在背面批注，包括相遇地点、介绍人，兴趣特征，以及交谈时所聊到的问题等，越详实越好，然后于建立「新联络人」时，将这些讯息打在备注栏里，以后只要用「搜寻」功能，便能将同性质的人找出来。

利用群组管理／缺少魅力也能凝聚感情

「要用群组的概念来Run人际关系，就好像绑粽子般，抓住线头一提就是一串。」杨舜仁正打算办个老友聚餐，准备约四、五人一起吃饭，他说这些都是最核心的朋友圈，「朋友交情当然也有层次，若疏于联系而转淡岂不可惜。」杨舜仁的经验是，刚认识的朋友，若超过两星期不联系，下次再见面时，交情等于重头开始，所以认识之后要主动联系，寄封电子邮件，不论是小品文章，或是一则笑话，都能拉近彼此距离，最重要的是，「你的模样会一直在他的脑海中出现。」

六月中旬刚上完「佛朗明哥舞蹈班」的杨舜仁，现在计算机中又多了一笔群组，关键词就输入着「佛朗明哥」四字，「有机会可以邀这些跳舞同学，一同观赏舞蹈表演等活动。」其实杨舜仁并非长袖善舞型，但他懂得将身边认识的人组织起来，定期聚会，增进感情，「如果觉得自己社交能力不是深具魅力的典型，不妨利用团体活动的吸引力，将大家集合起来。」杨舜仁说，将常发现有甲在的场合，乙丙也愿意来共同参与，这就是小团体聚会的好处。

「一星期能和朋友吃几次饭？除非必要，否则不要一对一，要就三五好友一起来。」杨舜仁形容很多交情够的朋友，都是经由此方式经营而来的！现在杨舜仁只要到台北县市外的地区演说，都会抓出当地认识的朋友，举办餐会联系感情，「友谊就是如此建立出来的，其实说到底，还是要用心。」

「很多人常抱怨生命中少了贵人相助，那是因为不懂建立交情的缘故。」对经营人际关系有独到见解的杨舜仁说，想要有贵人出现，就要先以贵人的方式对待朋友；从公司员工到高层干部，从辞职转行当专业讲师，以至目前准备创业，杨舜仁凭的是对人际交情分寸的拿捏，而名片E化法则是他掌握的一把利器。（转载自今周刊401期）

名片E化管理入门

1名片整理：区分「要数字化」、「不确定」、「确定不要」三种；先从最重要的名片开始建档，以加强信心。

2软件配备：MS Outlook；注意！并非Outlook Express

3输入数据：姓名、工作职称、地址、电话与传真及行动电话、电子信箱；这些是最基本的信息，要完整输入。

4个人特征：ICQ、生日、昵称、介绍人、首次见面原因、地点、兴趣等。

5分为客户、同事、厂商、讯息、工商、亲友、其它等项。基本分类：按个人工作不同，譬如亲友项目又可细分为（家人）（亲戚）（高中同学）（大学同学）等；越详细越能发挥群组的概念。

6延伸硬件：PDA；与计算机兼容的PDA一只，以便将档案带在身边。

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　　人脉经营是大学问，而名片管理更是必要的先修课程。拿出一迭迭名片，在大堆名字当中，有些是除了存款和股票之外的重要人脉资产，可是通常还有更多人因为久没联络，让名片的价值逐渐贬值，非常可惜。

　　秘技1：列出分类表及关键词

　　担任企业顾问讲师的杨舜仁，对于名片管理有丰富的经验。杨舜仁平日就有把名片e化的习惯，2001年因为网络泡沫离开新浪网时，他发出了6000封电子邮件，告诉大家他已经离职，以及新的联络方式，没想到收到300封回复，包括了6份全职工作。「好的名片管理，是经营人脉的基础。杨舜仁以自身经验说。

　　名片如何管理，让很多人烦恼。杨舜仁指出，名片管理是一套观念和方法，不必花大钱购买新软件，只要用outlook就能作好名片管理的工作。建构名片电子数据库的第一步是列出分类表及关键词；杨舜仁把名片分为「客户、同事、厂商、媒体、讯息、工商、亲友与其它」，另外也依据亲疏程度分为c1到c6六级，分别是「VIP、Often 、OK、Seldom、Reference、Database」。

　　而关键词指一般名片上没有，而需自行记下的数据。杨舜仁认为这个部分因个人需求而异，但「遇到对方的时间、地点、场合，当时做什么等数据是必备的。甚至对方当天穿什么衣服、生日、血型、星座等个人数据，端看个人需要自行增减。

　　秘技2：完整的名片数据域位规画

　　完成分类表及关键词等人脉数据库的基本架构规划工作，接下来就是像姓名、电话与地址等名片数据的字段规划。杨舜仁指出，理论上字段越多越完整越好，但字段太多也会耗费更多的处理时间，他建议至少应该包括下面的字段数据：姓名（中英文）、工作数据（公司部门与职称）、地址（商务地址、住家地址、其它地址）、电话与传真及行动电话、电子信箱（公司与个人永久信箱）、网址。或者可以是个人需要建立更个人化的资料，如：ICQ、生日、昵称、个人化称谓、介绍人、统一编号等其它字段。

　　所有的字段与关键词都要输入，outlook上没有适当对应位置的就在记事栏输入，如此名片的数据才算完全数字化，如果为了节省一时的时间没有输入完整数据，日后的补登，将花费难以想象的时间。

　　数据不完整与格式不标准，是许多人名片管理的致命伤，杨舜仁说，名片上的数据要精准的输入到相关字段上，做好数据与字段标准化的工作，未来数据才能有好的加值应用基础。他建议，公司与职称要纪录完整正式名称，未来信封信纸上会用得到。电话的格式考虑未来、语音及大哥大的整合使用，务必纪录区域号码与分机，例如（02）2546-3400、（0800）123-123 或 （0936）208-284。地址格式也要包含国家邮政编码及县市、区乡镇等完整地址。如台北市中山区建国北路二段188号7楼。

　　秘技3：建立定期联络网

　　在名片e化初期，因为数据的登入往往工程浩大。杨舜仁建议，先把名片分成三堆，分别是要数字化、不确定、确定不要的三种。完成后再将原来不确定的分三堆，几次之后就会建构出一些合适的名单了。

　　名片e化完毕后，接下来要用电子邮件建立定期联络网。杨舜仁强调要善用关键词，寄适当的信息给对的人，不要一视同仁乱寄一通，收件者感受不到的你的诚意，效果自然就打了折扣。例如狮子座的本周运势，当然就只寄给狮子座的朋友。定期与不同分类群分享固定型式信息，像工商群组就以分享商业情报为主，长久下来，就能建立自己的个人品牌。这其实这就是分众行销的概念，因此，最初关键词的定义是否适当，就决定了人脉数据库的成败。

　　杨舜仁举例，像有位代理LV精品的朋友，要在三天内找到能把国外产品教材传授给当地专柜小姐的种子讲师，酬劳是一天2万，为期14天，最好是曾有业务、或讲师经验，当过空姐更好，于是杨舜仁在他的数据库中打航空、讲师、业务等关键词，就找到80笔数据，用电子邮件告知他们这个信息。结果大家纷纷回信，谢谢他提供这个高薪的工作机会，而朋友也因顺利找到人而感激他。其实我只花20分钟，就同时和81个人打关系。杨舜仁笑着说。

　　但人脉经营最重要的还是诚心。杨舜仁认为名片数据库的建制，只不过让帮助别人变得更容易。他强调，接下来进一步找机会与人实体互动，多帮别人忙，广结善缘自然让人脉资产越来越丰富。

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