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GTD并不否定工具的作用，而且还特别强调要用好工具。本来人类与动物的区别就是会用工具嘛，我们应该善用工具。本人实践GTD时，用到的主要工具 有：Remember The Milk，iPhone，Evernote，（纸质）笔记本，EMail，IM；还有一系列的“inbox”，也就是GTD中的“收集篮”；为什么是一系 列？后面详解。

Remember The Milk

首先介绍Remember The Milk（缩写：RTM），很特别的一个名字。这是一个Web2.0的任务列表服务。符合我的原则——“简单快捷，随时随地，快速上手”。以前也试过各种任务列表工具，一直都不能让我养成管理任务列表的习惯，但是我一用RTM，马上就养成了管理任务列表的习惯了。下一篇Blog再详细讲一下我是如何使用RTM的。

我个人的体会：有一个好用的任务管理工具，是GTD成功的关键。

iPhone

iPhone已经不是一个手机，而是一个个人信息助理工具，符合：“简单快捷，随时随地”的原则。至于是否“快速上手”，因人而异了，反正对我来说是一摸就会。iPhone在手，我可以随时随地查看RTM，管理我的任务列表；随时随地记账，随时随地沟通联络，随时随地查找有用的信息。

Evernote

很久以前就用过Evernote，当时好像还没有免费。前段时间，听闻Google停止google note开发了，于是开始寻找新的笔记软件。很多人推荐Evernote，我也下载一个试用。新的Evernote已经进入了Web2.0时代了，可以把 自己的笔记传到服务器上，随时随地查阅。Evernote有各种手机客户端，例如那个iphone程序就不错，我用iPhone就可以随时随地调阅我的笔 记。

Evernote我就不另文详细讲了，很简单的一个软件，但是很强大。我有一个Wacom屏幕，在家里是直接在Evernote手写笔记的，非常自然，而且还方便管理。出门在外，要自然地绘画，就要用纸质笔记本了。

（纸质）笔记本

准确说，不是普通的笔记本，而是美术用的“速写本”。我不喜欢带有线条的笔记本，喜欢在全白的纸面上自由绘画。现在，我“速写本”还有了一个新功能，安排每日的日程。怎样“涂鸦”、画出自己的想法、怎样画出每日的日程安排，稍后另外写一篇文章。

一系列的“inbox”

GTD方法中最重要的工具是“收集篮”。按照《Getting Things Done》中的介绍，收集的各种资料、素材、待办事项、备忘、想法……全都先扔“收集篮”中，然后忘掉“收集篮”中的这些东西，集中注意力做好当前的工 作；到了回顾总结的时间，再整理“收集篮”中的东西。“收集篮”并不是一个真正的篮子，每个人可以根据自己的习惯设置类似作用的工具；例如可以是一个文件 柜，一个箱子，保证自己可以触手可及即可。对我来说“收集篮”是一系列的工具，而不是一个物体，我称为“inbox”。这一系列的“inbox”包括有：

• Remember The Milk中的inbox列表。有新的任务、新的想法马上输入RTM中，可以在电脑中输入，也可以通过iPhone输入。在没有整理之前，新输入的任务是自动放inbox中的。然后放下，先做好手头的工作。有时间了，再整理，归类到“工作”、“学习”、“家庭”等等列表中，并且加上标签和任务的期限。
• 邮箱的收件箱。朋友或者客户发来的资料、文件，先不用下载、整理，粗看一下。有时间了，在下载磁盘中，并做好归类。
• 电脑磁盘“我的文档”中的“inbox”文件夹。一些新建立的文件、网上收集下来的资料，先扔inbox文件夹中。有时间了再归类整理。
• diigo.com的“inbox”列表。网上搜索到有用的网站或者内容，在Firefox中点右键，选择“Bookmarks this Page to Diigo”，并存入inbox列表中，整个过程大约2秒。有时间、或者相关工作开展的时候，打开inbox，再仔细阅读。
• 书桌旁僻出的一块空间。有些人，包括GTD这本书中的建议，都是用一个小文件柜。我嫌文件柜碍地方，所以干脆就把收集到的资料先扔到这块空间上。没有间隔、没有盖子，触手可及，随手可取。只是要注意及时清理归类。
• 背包中专门的一个夹层。出门在外，就要背上我的电脑包。包中专门有一个夹层存放收到的资料。

“inbox”这么多，会不会麻烦呢？不麻烦，习惯就行了，而且每种inbox对应不同资料来源。工作开始前，打开Firefox，RTM、 Gmail、Diigo.com的inbox全部一起打开。再打开“资源管理器”，进入inbox文件夹；我用的是UltraExplorer，比“资源 管理器”更好用。然后工作就可以开展了。

“好记忆不如烂笔头”说的就是工具的作用，好的工具可以让自己得到解放，工作更高效率、更轻松。工具适合自己才好，不要为 了用工具而用工具。怎样才是适合自己的工具呢？快上手的工具才是好工具，如果一件工具在2天内都不能上手，那还是果断地换掉它吧。例如现在有一些完全符合 GTD流程的GTD软件，连我这样的软件高手都觉得2天内掌握有困难，大家还是别用了。

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GTD

GTD（英文全称：Getting Things Done，译为“完成每一件事”、“尽管去做”）

什么是GTD

GTD这是著名时间管理人戴维·艾伦(David Allen)在《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》(中文书名为《尽管去做-无压工作的艺术》中提出的一套非常行之有效的管理方法。

戴维·艾伦作为一名行政管理培训专家和教育家，他拥有20多年丰富的管理经验，被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一，并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。在书中，戴维将和你分享在全美巡回讲座以及顶级企业培训（包括微软公司、洛克希德公司和美国司法部等）中已得到验证的成功策略。

GTD的理念

GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。 而当你总是有些事萦绕在心头，悬而未决的时候，你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作，要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来 再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。戴维·艾伦还提出一个“二分钟法则”：如果任何一件可以在二分钟内完成的事情，那么就必须得现在马上完成。

GTD的的内容

(一)在GTD整个方法体系里面，有几个名字是需要首先知道的：

1.Staff：所有需要关注的事情，但是希望达成一个什么样的结果以及如何完成还没有被确定，所以这些东西还只是“毛坯”信息。

2.Project：在中文版里面这个单词被翻译为“工作”，个人觉得不是很妥当。Project是已经定义清楚目标，并且需要完成一 步任务的事务。很明显Project是从Staff阶段整理而来的。David在书里面几次强调Project并不单单指我们的工作和事业，也指我们生活 中的所有事务。

(二)Dvaid认为一个好的时间管理体系应该具备三个最基本的要求：

1. 所有需要处理的事务并不能仅仅依靠头脑来保存，因为头脑是不可靠的，需要一个可靠的体系来搜集他们（Staff)。

2. 对于任何Project，接下来需要具来体完成哪些任务(Task)达成最终目标，并需得到清晰的定义。

3. 如果所有要完成的任务(Task)都已经清楚了，那么最终需要一个会被定期回顾的提醒系统。

横向管理

横向管理：控制和维持所有和你有关的活动

横向管理分为五个步骤：收集、处理、整理、检查、行动。其处理过程可以通过下面的流程图来了解：

1.收集阶段：填充工作篮

要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成这一工作，这一点非常重要。因为只有这样，你才能够开始恰如其分地推进加工处理的过 程。为了把你的大脑从那些层次较低的、希望抓住一切的意识中解放出来，你必须认识到，所谓的“真正地抓住了所有的事情”，事实上，它们只代表着那些你必须 处理的事情。而在将来的某个时间，你还将处理和回顾这些事情。

(1)百分之百地捕获一切“未尽事宜”

为了消除“桶上的一切漏洞”，你需要寻找和搜集一切符号或者代表物，临时的代表任何个人生活中或工作上的事物，重大的或细小的，迫在眉睫的或无关紧要的，那些你认为应该有别于当前状况的事情，以及在你内心深处希望多多少少有所改观的情况。

把你所有没有完成的事情100％的搜集完整。请注意：是100％，而不是99％！如果你希望你真的过上没有压力的生活，希望你的头脑不是经常用来搜索还有哪些事情没有完成，希望你的管理体系是确实可靠不会疏忽任何东西的，那么你需要把你是staff搜集完整。

(2)收集工具

有几种类型的工具，包括科技含量较低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面几种形式的工具可以用于捕捉你的想法以及从外部获取的资料：

• 实实在在的工作篮
• 纸制的记事簿
• 电子记事簿
• 录音设备
• 电子邮件

(3)影响成功收集的因素

遗憾的是，仅仅拥有一个工作篮，这本身并不能充分地发挥它的功能。大多数人确实选择了这种或那种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少地处于失控状态。我们一起来看看成功收集的三个必要条件：

• 每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑里。
• 你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。
• 你必须定期地清空这些设备。

2.处理阶段：清空工作篮

比如，你的文件筐里面需要签字的文件，你的电脑上的N次贴，你的邮箱里面需要回复的邮件等等，甚至包括你需要去买的杂志。接下来你需要 对你所有搜集出来的东西进行处理，某些事情是你需要采取行动的，比如买杂志，同时你需要决定这个事情你是自己做最后，还是交给别人来做比较好。某些事情你 是不需要行动的，那你就可以直接把他们划掉。

3.整理阶段：建立好清单

整理阶段是对处理的结果进行细化，对需要采取行动的需要分为几个类别，所有可以在两分钟之内处理完毕的就马上动手去做。如果两分钟之内不能处理完毕，就把他在事务清单中写下来。

在GTD里面有一个概念叫Context，比如有些事情你必需在电脑边完成，你就可以准备一份“电脑”的清单，那么当你在电脑边上的时 候，你就可以只需要看这一份清单就可以了。你还可以有一个电话清单，把所有需要通话的人名、电话号码和一些备注信息都写下来，那么当你有时间的时候你就可 以把这些电话一个一个的打完。你甚至可以准备一个关于你老板的清单，所有需要向你老板请示、汇报和讨论的东西都可以写下来，这样当你碰见你的老板的时候你 就可以一次性完成（给你的老板留下一个精干的好印象吧！）还有一些事情是必需在特定的时间或者日期完成的，那么这些事情你就不能仅仅列入事务清单中，可以 应该列入日历中了。在GTD中，日历被看作是“圣土”，只有这种事情才能写进日历中。对于某些参考资料，你不需要采取什么行动，但是你要放在一个你垂手可 得的地方。对于不需要行动的，就如同上面所述，应该马上扔进垃圾箱，但是对于可能在将来需要处理的事情，你需要放进一个“将来/也许”的事务清单中。

4.检查阶段：回过头看看

回顾是经常被忽略但是却异常重要的环节，如果你要保持你的管理体系是始终有效的，你需要经常回顾他，把以完成的任务删除，并加入新的任务和事务。

回顾的内容和时机

如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织管理系统，拥有一个“工作任务”清单、一个工作日历、“下一步行动”清单和一个“待处理”清单，你大概就别无他求了。

这其中，你浏览最为频繁的大概要数日程表了。它会提醒你这一天里“紧要而艰巨的任务”。然而，这并不意味着这些白纸黑字写出来的就是那 些最为重要的事情。其实，它们只不过需要我们切实地行动起来。在任何时候，如果你对需要处理的事情和动手的时机都了如指掌的话，你也就为随时随地地调整创 造了有利条件。一旦你圆满完成了工作日历中的某一项工作（一个会议，一个电话和报告的定稿），接下来立即投入检查那些未尽的事宜将是一个极好的习惯。

完成对工作日程表的例行检查以后，你很可能去查看“下一步行动”清单。这类清单记载着一些已得到预先确定的工作的详细目录，一旦时间 允许，就可以启动实施。如果你是按照地点对任务进行分类整理的（“在家”，“在计算机旁”，“与乔治会面时”），这样一来，这种安排只有在相应的环境中才 会发挥效力。根据你的需要，经常地回顾你的清单，把它们赶出你的大脑。“工作任务”、“等待处理”和“将来某时/也许”，这些清单应该根据你的具体需要经 常查阅，避免它们给你造成工作中的混乱。

5.行动阶段：选最佳方案

搜集整理了半天，没有最后一步行动永远是白搭，GTD对你在某一时刻下到底先做哪些事情提出了四条标准的建议：

• 你当前的context怎么样？
• 你有多少时间可以用来做接下来的事情？
• 你有多少精力？
• 优先级是什么样的？

纵向管理

纵向管理：管理某一个单一事件的深入考虑和追踪

纵向管理也分为五个阶段：定义目的和原则、结果展望、头脑风暴、组织管理和 下一步行动。做任何事情，都需要先确定目标，没有目标而采取行动如同没有方向的航行。定义完成目标之后，你需要对你的结果进行展望，这样的好处一是可以鼓 励你采取行动而不是总是在等待之中，二是可以使你注意到你的细节并进行捕捉和联想。第三步是头脑风暴，一个很熟悉的词语了就不用再多介绍了。之后需要对头 脑风暴的结果进行组织管理，明确重要部分和细化，然后开始采取下一步的行动。

GTD的局限性

GTD并不能保证行动者的计划得到有效执行。究其原因，就是GTD本身就存在致命的缺陷，它只能解决行动过程中的种种可以被执行的问题，而不能代替你或者强制你按计划行动。行动的根本动力不是理智，而是欲望，或者说需求， 包括外因引发的需求和内因引发的需求。外因引发的需求如军队里的命令、法律的强制、生存的困窘等，它们都是外界因素的逼迫，比如你在期末考试之前看的资料 恐怕比期末之前的大半个学期看的还要多。内因引发的需求则是自我实现的需要，简单说就是温饱后你的欲望的升级，你希望获得更大的成功或者体验更丰富更有意 义的生活，此时你的需求是由内向外的，这种力量不亚于由外至内的压力。

实现GTD的四种工具

网络：资源很多，可以直接查找。如RTM（Remember The Milk）

计算机：Outlook MLO lifebanlance

PDA： MLO(wm版) lifebanlance(Palm)

纸+笔： GTD笔记本

GTD的基本方法和步骤

GTD的基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤：

收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作 。

整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付 诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如 果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织 。

组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作

回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

行动：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动

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上篇文章简单介绍了日常的四大系统，并对各大系统的功能及工具做了简单的区分，本篇文章我将目光集中在系统之间的关系与融合上，使之成为一个整体，成为为日常生活提供便利的工具。

融合的思路上，我认为在日常生活中，不能所有系统均在表面，因为这样将会让我的生活变得异常复杂，大家可以想象一下，一件简单的事情我需要查阅3、4个软件，查找n多个功能才能够开始去做，那么我就不是在管理时间而是浪费了！

所以，GTD系统在日常中，是唯一顶层的工具，也就是说，我每天做的所有事情都直接通过GTD系统查看、记录和总结。

资料管理系统是GTD系统的一个补充，因为在我看来，资料本身是没有任何意义的！就像未经解读的数据是没有任何意义的一样！因此，唯有资料与Actions相联系时才是有意义的，它为行动提供支持，这才是最重要的！

知 识管理系统本身需要不断进行完善，但是在日常显现出来同样没有任何意义，除非您打算把这些东西拿出来显摆或者是希望拿出来给别人讲课，否则，只有知识变成 行动或者是可行动的方法，才是真正有效的知识，就像我关于读书一直强调的东西：读书是为了改变，不论是行动上的改变还是思维上的改变，如果没有改变，那么 读书就没有任何意义。也就是说，知识管理系统其本身需要我们不断进行思考和完善，但是归根结底，我们需要给知识管理系统一个出口，一个可以直接落实到行动 上的出口，一个改变自己习惯或者做事方式的出口，然后将这个出口与GTD系统对接，形成GTD中的Projects或Actions，真正应用到实践中来，当然，还有后续的回归到理论中去。

Project分解模板系统更加是一个底层的系统，甚至于您可以把它归入GTD系统之中，其实，我以前就是这样做的，但是在实践中个人感觉归入GTD并不恰当。因为一方面Project模板的总结工作是一项完全独立于GTD的工作，另一方面也是为了避免随着模板数量的增加，模板之间的横纵联系相对混乱后将可能给GTD系统带来麻烦。这套系统的一切工作都在底层完成，日常的体现只有在GTD做Project分解，也就是GTD计划时才有所体现。

不知大家有没有注意到，其实Project模板系统一方面的目的是确保事情不要做错和遗忘，另一方面是为了更好的节省时间，也就说，这四个系统之间的功能也是互补的，它们之间唯有融合之后才能让我更好的实现时间管理等目标。

一句话：四个系统是独立的，唯有独立才能让我清晰的去实现各自的功能；它们之间又是融合的，唯有融合才能让我更便利的去使用；它们是分层次的，唯有层次才能让我每天的行动有唯一的参照系统确保简单、明了。

相信，每个朋友都有自己习惯使用的软件，都有自己习惯的系统，对于软件的选择，我想提出以下建议：

1、尽力减少涉及软件的数量：数量越少，操作起来越方便，您使用的也越习惯，不要耗费太多精力去学习如何使用软件，把精力留给理解系统的内涵。在四个系统中，我使用了五个软件：Outlook、MindManager、Google桌面、EverNote和资源管理器，要不是两台电脑之间同步起来比较费劲，同时又怕数据文件损坏损失太大，我会把所有的资料都放到Outlook中！EverNote虽然暂时没办法不使用，但是我也在不断想办法减少其中包含的内容，一句话，越简单越好！

2、尽力增加各系统使用软件的交叉：软件使用交叉了，相互之间配合才能更加简单，就像Project分解模板我可以用微软的绘图软件V什么（汗，忘记名字了）实现，那样会很漂亮，可是那有什么用处？我在GTD中做Project分解在用MindManager，如果模板也用同一个软件，我分解的时候可以直接copy，如果用微软的产品，最差我也要导入，这只会给我的工作造成不便！

3、使用软件简单的功能：我用MindManager很多，很频繁，但是，我觉得自己在思维导图方面完全是个外行，我只用20分 钟翻看过一本思维导图方面的书（还是开会时看的），完全不知道他在讲什么，也没读过关于导图的一系列专著，我甚至不知道思维导图在“官方”和“大众”看来 能做什么，我只知道它对于我能做什么，它对于我来说，能够实现哪些我所需要的功能，或许等我有空的时候我会认真研究一下脑图，不过一定不是现在！所以，把 软件用好很重要，但是不要总想着去用软件艰深的功能，那样会很复杂，也容易出问题——重要的不是工具，而是思想！

4、寻找将所有软件结合在一起的工具：我个人暂时找到的只有Google搜索和微软桌面搜索，之前我的资料管理系统用OneNote，其实就是为了将几个系统统一在微软桌面搜索之下，可惜很可能是我没有用好，它并没有达到我想要的效果，暂时，我只能将整个系统替换到Google桌面上，自然资料管理工具也需要调整到EverNote上了。不知道大家是否知道什么好的工具可以很好的支持Google桌面，期盼着您的推荐！

OK，融合方面已经谈的差不多了，更为具体的内容我会在后续文章中谈到时详述，下一篇开始，我将由GTD工具和实现讲起，将四大系统的内容穿插进去，当然如果时间允许，我会在后面独立成文介绍其他三大系统的实现方式，欢迎大家多多拍砖，一起探讨实现的方法！

这次的GTD文章与前面的30余篇GTD不同，前面的文章更加关注GTD思想，这次我将关注点放在GTD实现的方法和工具上，也算是这一段时间GTD实践的总结。我尽力做到图文并茂，不过实在是时间有限，无法太多的抓图，要是哪位朋友可以提供一些支持我将不胜感激！

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古道视野(http://www.GudaoVision.com)以专题形式发布文章，关注时间管理、GTD、读书、谈判、职场等任何与个人发展有关内容。全部文章均为原创！

在日常的工作和生活中，我有四大系统一直围绕在身边，它们为我的思考、生活、学习和发展提供了非常便利的条件，成为我不可或缺的一部分，之前的时间我在不断的思考和实践，近期借大规模调整GTD系统的机会，我将这四大系统做了进一步思考和融合，虽然暂时没能全部完成，但思路上已经基本成型，向大家做以介绍，欢迎大家提出您的意见！

这四大系统是：GTD时间管理系统、资料管理系统、知识管理系统、Project分解模板系统。

1、GTD时间管理系统：

这套系统的就不必说了，熟悉古道视野的朋友都非常清楚。使用工具为：MindManager、Outlook、Google桌面搜索和PPC（S1）。本篇文章不详细说具体的实现方式，近期我会系统的更新GTD实现方面的内容。在工具选择上，MindManager和Outlook之间有非常便利而有效的同步方式，Outlook和PPC都是微软的产品，提供了最为安全的同步功能，这也是为何有很多更好的GTD工具我都没有选择的原因。

2、资料管理系统：

资料管理系统的目的是为了有效组织和管理资料，做到随时需要，随时获得，便利性是非常重要的一项。实现工具为：资源管理器（这个是什么？我的电脑，明白了吧……）、EverNote（目前是OneNote，正在考虑转换，因为据说EverNote提供了Google搜索的功能）、Google桌面搜索、PPC（S1）、PC与PPC同步工具。EverNote据说可以通过Google桌面搜索，我还在尝试之中，不知效果如何，资源管理器自然不用说是可以被Google索引到的，如果两者均可实现，那么这套系统就通过Google桌面有效的结合成一个整体。PPC更多的是一个查看工具，PC与PPC的同步工具是为了同步文件夹到储存卡，这样我可以随时查阅重要资料，不必局限于电脑旁边。

3、知识管理系统：

对于我，这是一个非常重要的系统，虽然目前还只是一个雏形，一个非常简单的效果，但是已经起到了良好的作用，目的是为了有效的组织和学习知识，并把知识变成实践。工具：MindManager。对知识的学习，我一向认为应该形成一个系统的构架，而思维导图则是非常便利的体现出“构架”的工具，同时MindManager简便的编辑方式也让我非常喜欢，这是我选择该工具的原因。

4、Project分解模板系统：

Project分解模板是什么？我们都知道，当我们去做一件事情时，总是有一些方面是必须想到的，有一些事情是必须去做的，一个Project分解成Actions后， 某些顺序是必须遵照的，但是您有没有发现日常中我们依旧在不断犯着同样的错误？我们跑到商店却发现忘记带钱包，跑去医院却忘记带医保本，最可气的是，我们 在不断重复的犯着同样的错误，好似前几次忘记和再次忘记之间没有任何的关系，于是，我们想到要做什么事情前写一个单子，提醒自己不要忘记某些事情，提醒自 己做事的步骤。这个Project模板管理系统就是这“一个单子”，但是它是一系列类似Project的汇总和总结，是触类旁通的。当我们完成了一个或多个项目后，我们进行思考和总结，不仅仅总计其中做到的，还要总结没有做到的，完善这个模板，让自己再次遇到同种类型的Project时不必再犯同样的错误，同时，更加重要的目的：节约同类型Project分解所浪费的时间。这套系统让我避免了很多重复劳动，也更好的实现了“流程化与创新”之间平衡而尝试，具体的思想请大家参阅这篇文章。实现工具：MindManager。Project分解在使用方面，主要体现在GTD的Project分解步骤中，也就是GTD五大步骤的“计划”，该步骤我会使用MindManager来实现，那么自然，MindManager成了我最好的选择。

这里我要强调一下“资料管理系统”和“知识管理系统”之间的差别：资料管理系统所包含的内容大多是不必经过太多分析和思考的，当然这需要处理和归档，但核心的目的是为了做事时提供参考资料，比如说我以前买过一个冰箱，现在我要买另一个，我可以查看资料管理系统中是否有价格的整理，简单的看一下Excel列表，看看哪个品牌便宜，去哪里买；或者是当我要签一份合同时，我需要查阅一下相关的法律文献，我直接到资料管理系统中去查。而知识管理系统是对知识的一个划分，对单方面知识分支的一个构架整理，它反映出的是个人的知识体系与构架，核心的目的是为了便于知识的总结、归纳与整理，更为重要的目的是为了在行动中应用知识并做到改变，这个后面还会涉及。目前网上有很多人也在提及这两个系统，不过就我个人来看，除了GTDLife上的FS系统还算是我个人定义的“知识管理系统”范畴外，其他的不过只是“资料管理”而已。

这样说来，好像四个系统都是很大、很复杂的，但事实上，我目前的知识管理系统和Project分解模板系统仅处于雏形阶段，不论是实现方法上，还是功能上都是非常简单的，但是复杂并不是目的，简单而有效才是我努力的方向。

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本来我打算继续更新“工作之初”关于“被人当枪使”的话题，不过之前答应朋友周三前写一篇关于知识管理系统的文章，所以，只能先更新一下这部分的内容了。最近做GTD总结也让我发现一个问题：我的时间不论如何计算都不够同时完成博客写作、英语学习、专题阅读和工作的，这真是个让我痛苦和郁闷的事情！看起来我需要更加抓紧时间了！

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这是来自于读者 大狗熊 得投稿，GTD在Mac和iphone上有很多得使用经验，让我们来看看他是如何在Mac系统上实现GTD得～

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我 常常在Blog里记录一些东西的时候，总是会说脑袋不可靠，脑袋没我们想象中的好用，这是我一直以来的经验体会和教训。如果大脑好用我们就不会刚刚从超市 回来，马上就说，天啊，我居然忘记买牛奶了，或者是在家里想着等下去见谁，记得叫那小子还钱，可是一到那边，兄弟一起聊起天南地北，要钱这事早就抛到九霄 云外了。如果按照这样的例子列下去，我保证以我的经历我能列出一本书来，可以取名叫”原来脑袋真的不可靠”。人的脑袋是全世界最牛逼的东西，但是用来记东 西还真的没有笔记本或者电脑好。

所以我一直在寻求着什么方法或者什么工具能让我记住一切，让自己变的更有效率，更加的聪明。我用过很多，比如GTD、 笔记本、iPhone，还有数不清的Todo软件，项目管理软件，notebook软件，这一切只是为了能够在用到某些信息的时候，需要的东西会自动的出 来。尝试各种各样的工具让我明白了需要记住的东西是不同的，只有把他们分门别类的存放在各个不同的容器里面，还需要培养一些习惯，慢慢的发展出了一套系 统，只有这样才能做到心静如水，活在当下，又能在需要的时候信息自动出现。

一个清晰的系统

什么事情才是真正需要记住的？每个人都需要记录各种各样不同的信息，从电话号码到电子邮件，需要做的任务和项目，约会时间地点，不时在脑袋涌现的想法等等。所以系统的第一步就是分清信息的本质然后放在合适的地方。

把合适的信息放在合适的地方是一回事，能不能在适当的时间获取信息又是另外一回事，就需要养成一些好的习惯，让信息为我所用。

信息放在什么工具里

也 许我所用到的工具对很多人来说会眼花缭乱，不过对于我来说这些工具都是简单、易用的、随手可得的，而且能让我随时随地保存需要的信息，然后随时随地快速的 获取。我所用到的工具主要是我的macbook和iPhone上的一些软件，包括 Evernote，Gcalendar，Rememberthemilk, Curio, Gmail等等，这些软件都有一个特性就是都有iPhone版的，所以能让我随手随地都能用，没有智能手机人朋友我推荐使用实体的笔记本，因为不在电脑前 也能使用。

1、Gmail： 自从2004年我开始用Gmail开始我就没换过邮件系统，我可以非常方便的接收邮件，Archive，然后用搜索找到需要的信息。另外我用Gmail里 的contacts和iPhone的通讯录同步，保存朋友、家人、同事的各种信息，包括电话号码、邮件地址、地址、生日等等。

2、Gcalendar：自动同步Google calendar和iPhone的日历，保存我的约会，包括时间地点等等信息。

3、Rememberthemilk： 我用的Todo list，有web和Phone版本，能够按照时间、地点、列表、人、TAG保存任务，可以设置重要性和任务的note，我最喜欢的就是Smart list功能，能够很自由的创建各种高效的list。我把一切需要做的事情都放了进去，包括1年后护照过期要换也放进去，彻底的把脑袋晴空。还有我能够按 照不同的地点把事情一起拿出来做，比如我去华人街办公室开会，就可以拿除RTM看一下，把需要到华人街办公室的一切事情一起出来了，或者我也可以有一个老 婆店里的list，当我到她那边了就可以把事情全部一起搞定。

4、Evernote： 是一个note记录软件，我把一切上面这些软件不能保存的东西都存在Evernote，可以是我的银行账号、软件注册码、旅行路线、保险证明、报税单、不 懂的法语单词、菜谱。我常常去哪里旅行的时候，就上面找些资料，做一个简单的旅行路线图放在mac上evernote里，然后出去玩的时候用iPhone 查看。还有网上查到的菜铺，拿着iPhone去买材料，在家拿着iPhone做。我想去吃还没去过的餐馆列表，我最喜欢的餐馆列表都放进去，想去吃饭的时 候，拿iPhone一看就ok了。还有一个非常牛逼的功能，就是我可以随手用iPhone拍一张照片，然后以后可以直接搜索照片里的文字。 Evernote是我对我生活帮助最大的软件。

5、Curio：Curio 是一个mac上的notebook，可以记录任何东西，思维导图，列表，项目管理，读书笔记等等。我用Curio创建了好记得notebook，比如某个 项目的管理notebook，我的读书笔记，还有可以用思维导图做头脑风暴。一些需要系统的思考和处理的事物都用curio。我最喜欢的一个功能就是可以 和evernote结合，比如我在Starbucks读完一本书，我随手用evernote做的一些记录，可以等我回家打开我的读书笔记本，然后记录这本 书的资料，弄一个书的内容思维导图，然后把evernote的note同步进去。

有了好习惯才行

有了好工具还不行，还需要有好习惯，才能才有需要的时候，信息自动出现，也在忘记之前把信息记录下来。

1、马上记录。 这是最重要的一个习惯，因为人们往往高估我们自己的脑袋，人们总觉得自己能记住。别人给我们一张名片，想想看是否重要，不重要马上丢掉，重要的马上记下 来。有一个想法，需要在个Google搜索，马上记录在自己的Todo list。看到一个广告想看一些广告的网站，马上记下来。收到一份邮件，确定了和某某的约会时间，马上记录到日历。这点是最重要的，常常我们如果现放一下 就会忘记了。

2、正确的查看。 记录下来而不看是没有用的，有些信息我们要每天查看，比如日历和任务。也有一些我们2、3天查看一次，或者等用到才看，比如note，我就是用到餐馆了， 才会看一些我的餐馆列表。我常常忘记在正确的时间查看我的list，比如有一次我需要从我老婆家拿台灯，我用RTM记录了这个任务，到了她家那边我却忘记 打开iPhone查看了。

3、保存然后搜索，不需要分类。我 用的任何软件几乎都不需要分类，最好的列子是Gmail和Evernote，我用evernote通常都是随意的保存下来，然后搜索。比如有一次我在路上 看到一家店关门了，门前贴了老板对客人的感谢信，我随手用Evernote保存下来，就再也没管过了。后来我老婆的爸妈买了一家餐馆，旧的老板叫我帮他写 一份这样的信，我马上搜索一下，马上改下来就ok了。

习惯是非常难养成的，我到现在还常常忘记在正确的地点查看list，而这往往是最重要的。

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这个博客关注的几个方向之一就是阅读，我在博客上发了很多阅读和速读的文章以及一些自己的心得。但发现大多数读者对我的文章存在一些误解。今天把以前阅读《如何阅读一本书》的阅读笔记整理一下，发给大家希望对大家有帮助。

如何你对阅读、速读感兴趣，强烈推荐你阅读《如何阅读一本书》。虽然网上能找到电子版，但还是建议去买一本来阅读。你能在这本书上学到足够的阅读技巧和建议，会对你的阅读有所帮助。

很多个人都对我的阅读速度感兴趣，经常有人发邮件请教一些速读的建议和怎样提高阅读的速度。正常阅读和速读的关系就象走和跑，想学好速读，必须知道如何正确的阅读。

这本书说的问题，放到今天一样有用，掌握正常的阅读技巧并能应用到日常生活的人越来越少，大多数人都在阅读各种休闲读物、短文、畅销小说，阅读经典、大部头的人越来越少。

我把从书中得到的建议分享给大家，这个建议是７０年前给出，但现在同样不过时：

要达到阅读的所有目的，就必须在阅读不同书籍的时候，运用适当的不同速度。不是所有的书都可以用最快的速度来阅读。法国学者巴斯卡(Pascal)在三百年前就说过：“读得太快或太慢，都一无所获。”我们的目标是要读得更好，永远更好，不过，有时候要读得慢一点，有时候要读得快一点。

书中把阅读分为四种层次：

第一层次的阅读，我们称之为基础阅读(elementaryreading)。 都指出一个人只要熟练这个层次的阅读，就摆脱了文盲的状态，至少已经开始认字了。在熟练这个层次的过程中，一个人可以学习到阅读的基本艺术，接受基础的阅 读训练，获得初步的阅读技巧。在这个层次的阅读中，要问读者的问题是：“这个句子在说什么？”

第二个层次的阅读我们称之为检视阅读(inspectionalreading)。是在一定的时间之内，抓出一本书的重点—通常是很短，而且总是（就定义上说）过短，很难掌握一本书所有重点。也可以称之为略读或预读。这个层次要问的典型问题就是：“这本书在谈什么？”

第三种层次的阅读，我们称之为分析阅读 (analyticalreading)。分析阅读就是全盘的阅读、完整的阅读，或是说优质的阅读—你能做到的最好的阅读方式。如果说检视阅读是在有限的 时间内，最好也最完整的阅读，那么分析阅读就是在无限的时间里，最好也最完整的阅读。分析阅读就是要咀嚼与消化一本书。如果你的目标只是获得资讯或消遣， 就完全没有必要用到分析阅读。分析阅读就是特别在追寻理解的。

第四种，也是最高层次的阅读，我们称之为主题阅读 (syntopicalreading)。在做主题阅读时，阅读者会读很多书，而不是一本书，并列举出这些书之间相关之处，提出一个所有的书都谈到的主 题。但只是书本字里行间的比较还不够。主题阅读涉及的远不止此。借助他所阅读的书籍，主题阅读者要能够架构出一个可能在哪一本书里都没提过的主题分析。因 此，很显然的，主题阅读是最主动、也最花力气的一种阅读。

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