幸福行动家 线上课程（18）认清我们手上的工作 163/200
为了准备下一阶段幸福行动家的课程，这几天我一口气读完了《搞定！2分钟轻松管理工作与生活》（大陆翻译为《尽管去做：无压工作的艺术》）、及＂Ready for Anything＂(我看的是简体版《结果第一》)，觉得收获很大，也发现了一些以前阅读时没有注意到的细节。尤其是David Allen在“结果第一”中，屡次提到要我们“认清我们手上的工作”。
认清我们手上的工作？难道我们还不懂我们手上的工作吗？以David Allen的观点似乎是的。
大部分的人，把各种问题及想法放在脑子里，当作仓库却从来没有盘点过，要不是遇到一些生命的重大事件（财务问题、结婚等），才会厘清想法，列成清单。一个能够认清自己手上工作的人，平时就能做到厘清想法并放在头脑以外的地方，并拥有良好的工作流程，虽还不能算是“应无所住而生其心”，却也能轻松自在的面对工作的挑战。
（1）Open loops (问题匣)
Anything that does not belong where it is, the way it is, is an “open loop” pulling on your attention．
任何没有找到应有的位置和恰当的存在方式的任何事物，都会占据着我们的注意力，成为问题匣。它将消磨你的心力，阻碍你思考哪些真正重要的事情。 ——David Allen GTD英文版 P.12（中文是我翻译的）
Open loops (以下使用问题匣代替)是一个很特别的概念，意思是指，我们脑中所存在，未经思考出如何解决的问题。
这些问题占据住我们的心思，让我们没有办法静下心，甚至会让我们晚上睡不好，工作无法专心。David Allen的解决方式是，把这些问题匣放入收件匣，这确实是个很妙的解决方法。心理的这些石头，终于有一个安置的地方，让我们的头脑得以清空，专注于眼前的事情。
研究时间管理久了，我的体会是，问题匣就是我们念头的一种，管理好我们的念头，才等于管理好我们的心。我们将这些问题匣放到头脑以外的地方，而非我们脑中，这样我们的心才能放心。很奇妙的是，当我们放松了身心，心境如水时，才会发现我们内心中更深层的问题或是自己真正想做的事情，这就是“内心的声音”。
我所尊敬的姚仁禄老师曾说“佛家说眼、耳、鼻、舌、身、意的‘意’字，也就是心音——心灵的声音”。由此而言，东西方的概念是很接近的。东方的方法是静坐、冥想，西方的方法是分析、纪录，但目的是一致的——管理好我们的心。
（2）认清我们手上的工作
认清我们手上的工作，在时间管理中，就是做好组织各种清单（下一步清单、任务清单等）及做好检视的工作（晨间日记、每周检视等）。
借由写下自己的想法，并加工成实际的行动，在每天的生活中落实执行。隔天的早晨，利用写日记的时间，检视自己所作所为，这就是一日的时间管理。
借由检视自己一周的日记，审视自己的任务清单，决定出下一周最重要的工作目标，写在合适的地方提醒自己，让自己朝着正确的方向前进，这就是一周的时间管理。
借由检查自己半年来的所有创作（工作及生活上的），针对成效做出检讨，并订定出自己接下来半年的方向，这就是半年检视。
大多数人只在工作上遇到重大困难或转折时，才会静下来思考自己手上的工作是什么，时间管理的高手则不然，会事前定期做好准备，一旦机会（或危机）来临，便能迅速做出反应。
（3）清空我们的脑袋
我觉得清空我们的脑袋，让头脑回到专注的状态，是要认清我们手上工作的第一步。要如何做到呢？可以依照以下的步骤。
a. 辨识出自己的问题匣，并收集起来。
b. 加工问题匣成为下一步行动或任务。
c. 组织好下一步行动清单及任务清单。
d. 定期检视，让时间管理系统和现实吻合。
我们需要一个合适的问题匣捕捉工具，才能捕捉这些无所不在，随时可能出现的问题匣，我自己是利用PDA手机当作收件匣，您呢，您的收件匣是什么？
结语
面对时间管理，许多人的想法是，这样不就变成机器人了吗？
首先，这样的方法并不一定是用于每一个人，每个人可以自由决定自己要的方式。
其次，假设我们每天会收到200封email，本来就应该要订定出一套策略及流程来处理，不然是一定管不好的。时间管理，就是要解决我们手上这些棘手的问题，经过我几年来的实践，我觉得这些原则与方法，套用在许多方面有其实效。
我的经验是对时间有控制力的人，才能拥有生产力；拥有生产力的人，才能得到真正的自由。仅以这句话和大家共勉，我们继续加油。
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